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Un traitement des factures en quelques minutes

Quand je suis arrivée pour la première fois chez Objectif Lune (il y a déjà sept mois de cela!), j’étais complètement stupéfaite de constater à quel point les entreprises perdent du temps en n’automatisant pas leurs processus manuels.  Personne n’aime répéter la même tâche tous les jours, et le personnel aspire à mieux.  Et pourtant, selon Aberdeen, 53 % des organisations emploient toujours des processus manuels pour leurs activités quotidiennes.  C’est à ce moment que j’ai réalisé pourquoi nos solutions ont tant de succès et comment Objectif Lune change la vie au travail de bien des personnes.

Notre partenaire Accenture vient d’automatiser intégralement une tâche manuelle de traitement de factures pour Oi S.A, le plus important fournisseur de télécommunications au Brésil.  Ce dernier tenait à partager son expérience quant à la puissance de la technologie d’Objectif Lune.

Voici comment PlanetPress Connect a aidé le client d’Accenture à gagner du temps et à économiser de l’argent.

Lutter contre les pénalités pour paiements en retard ou manquants

Oi S.A. perdait beaucoup d’argent à cause de pénalités pour paiements en retard ou manquants, et a demandé à Accenture de l’aider à améliorer ses processus transactionnels.  Accenture est un chef de file international en matière de services professionnels, qui aide ses clients à atteindre le niveau de performance supérieur.  « Nous payions en moyenne 500 000 BRL par année en pénalités pour des paiements en retard ou manquants », explique Oi S.A.  Accenture a immédiatement vu comment la solution PlanetPress Connect d’Objectif Lune pouvait aider.

Les processus manuels ne sont jamais simples

Oi S.A. est le plus important fournisseur de télécoms au Brésil, offrant des services à près de 75 millions de clients.  Pour appuyer sa présence à l’échelle nationale et prendre en charge sa considérable base de clients, le géant des télécoms loue beaucoup de bureaux partout au Brésil.  Les factures de ces loyers arrivaient généralement par courriel, puis étaient imprimées et validées manuellement selon les données contractuelles contenues dans la base de données SAP, avant d’être acheminées pour le paiement.  Par ailleurs, comme la loi brésilienne n’oblige pas les propriétaires à émettre une facture de loyer tous les mois, il arrivait souvent à Oi S.A. de ne pas recevoir de factures du tout.  Ainsi, même si Oi S.A. ne recevait pas de factures pour tous les loyers mensuels à payer, la société devait assumer de nombreuses pénalités pour avoir manqué les paiements.

Établir une bonne connexion

Maintenant, l’outil DataMapper de PlanetPress Connect effectue la conversion des factures dès leur arrivée (par reconnaissance optique des caractères), puis les importe dans le système.  Ensuite, le module de Workflow de PlanetPress Connect effectue une exportation des données vers le système SAP d’Oi.  Le système extrait les données de facturation prévues, comme le détail des paiements et des échéances, pour faire la comparaison et la validation.

Une logique d’affaires personnalisée dans le Workflow de PlanetPress Connect repère également les futurs paiements pour lesquels aucune facture n’a été reçue.  Le système produit alors pour ces loyers des rappels personnalisés automatiques, qui sont envoyés aux propriétaires pour leur demander des factures.  L’état des factures est mis à jour selon les factures reçues et converties, et les données mises à jour sont automatiquement retransmises au système SAP.  Enfin, un tableau de bord sur le Web permet à la direction d’Oi d’obtenir une vue en temps réel sur le processus de traitement des factures.

Les clients heureux ne mentent pas

Accenture était épaté par les résultats :

« L’avantage d’utiliser OL Connect est qu’il n’est pas nécessaire d’établir une intégration étroite avec les systèmes SAP d’Oi, ce qui aurait été interdit selon les politiques de sécurité d’Oi.  OL Connect peut fonctionner avec une gamme d’outils d’intégration, notamment avec des fichiers intermédiaires, qui ont permis à Accenture de réaliser l’automatisation souhaitée, explique Glaucio Dumans de Souza, architecte de solutions chez Accenture Brazil.

Le traitement des factures, qui prenait auparavant entre deux et quatre jours par mois, est désormais réduit à quelques minutes seulement, ce qui a permis d’augmenter considérablement la productivité, de diminuer les erreurs manuelles, d’accroître le contrôle et la visibilité sur les processus et de contribuer à assurer un rendement du capital investi pour le projet en six mois seulement.  »

Nous sommes ravis d’aider nos clients à gagner du temps et à économiser de l’argent!

Grâce à la technologie OL Connect d’Objectif Lune, Accenture Brazil a réussi à mettre en œuvre une solution de gestion permettant de traiter les factures de loyer d’Oi de façon beaucoup plus productive et précise que si Oi s’en était occupé seul, tout en procurant à la direction d’Oi une plus grande visibilité sur le processus global.

Accenture Brazil prévoit d’exploiter cette réussite en réutilisant la même solution de gestion pour d’autres projets des clients.

Si vous avez essayé PlanetPress Connect, dites-nous ce que vous en pensez en laissant un commentaire ou en nous écrivant à creatingnewways@ca.objectiflune.com.  Nous apprécions tous les commentaires, les bons et les moins bons.  Consultez les faits saillants de la communauté (Community Highlights) dans notre blogue pour voir d’autres récits de clients satisfaits!

 

 

 

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Case study Accenture