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Un premier pas vers la numérisation de vos factures fournisseurs

Selon Aberdeen, 80 % des factures des fournisseurs sont encore traitées sur papier. Même lorsque la facture arrive numériquement, la plupart des organisations continuent à l’imprimer. Il est donc fort probable que plusieurs de vos fournisseurs ne communiquent pas encore avec vous électroniquement.  Pourtant, vous désirez les traiter numériquement pour amorcer la suite de votre processus interne de paiement.

Vous perdez ainsi sûrement beaucoup de temps à scanner des piles et piles de documents papier entrants pour ensuite les indexer manuellement afin de les sauvegarder numériquement. Même lorsque vous utilisez l’OCR (Optical Character Recognition), il reste une marge d’erreur de 6% (selon The Association for Information and Image Management) et un employé doit valider et indexer certaines informations manquantes.

Vous reconnaissez-vous?

Une telle situation peut vous empêcher de payer à temps vos fournisseurs et touche directement la qualité de votre relation avec eux, ainsi que la force de votre situation financière.

Saviez-vous qu’il existe des manières plus simples de transformer vos processus de comptes fournisseurs en profondeur et à votre rythme? Ces solutions ne demandent pas de gros investissements, mais permettent au bout du compte d’optimiser le traitement des paiements.

Voici donc quelques exemples de gains rapides pour votre entreprise :

  1. Demandez à vos fournisseurs de vous envoyer leur facture en version PDF. C’est un format courant et répandu, facile à générer et qui leur fera gagner temps et argent.
  2. Installez un système middleware pour capturer les factures PDF. Un système middleware intercepte les données de vos systèmes en place et réalise les changements aux processus et documents sans intrusion.
  3. Utilisez une configuration de datamapping pour extraire le texte nécessaire à la validation de la facture et au paiement.
  4. Convertissez les données ainsi recueillies dans un format compatible avec vos systèmes pour en automatiser l’entrée et par la suite automatiser les communications avec vos fournisseurs.

Vous désirez mettre en place ces étapes ou encore aller plus loin? Contactez-nous afin de voir comment vous pourriez améliorer vos processus de comptes fournisseurs, grâce à des actions rapides et faciles à mettre en place.

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