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Tirez parti de la capture en temps réel des données clients

Trop d’interventions humaines coûteuses et inutiles ralentissent la croissance de votre entreprise. C’est le cas d’un de nos clients européens dans le secteur des assurances. L’entreprise imprimait et envoyait manuellement de multiples documents à ses clients chaque jour.

Fondée en 2002, l’entreprise avait décollé rapidement et compte à présent plus de 100 employés. Ils contrôlaient tous les aspects du processus de réclamations en cas de dommages sur un véhicule.

Chaque jour, de nouveaux documents de réclamations étaient traités manuellement. La gestion quotidienne de ces documents était vite devenue un véritable casse-tête !  Une fois signées par le client, les réclamations étaient collectées sur papier par un coursier pour être ensuite retournées et classées à la main au sein de l’entreprise.

La procédure était très longue et nécessitait beaucoup d’interventions humaines inutiles, en plus de coûter très cher. En plus, cette gestion manuelle impliquait :

  • Du temps associé au tri et au classement manuels ;
  • Un coût inutile du papier préimprimé ;
  • Du retard dans la réception des documents par le siège social ;
  • Des frais élevés liés aux services quotidiens de coursiers.

Une solution de capture de données en temps réel à la rescousse !

Notre client avait grandement besoin d’automatiser son processus de réclamations. Il est donc passé à une solution de capture de données en temps réel.

C’est maintenant beaucoup plus simple, et surtout plus rapide !

  1. Un fichier électronique est généré et le fichier complété est envoyé sur le dispositif portable du représentant.
  2. Le représentant fait signer le contrat pour confirmer que le document a été correctement complété.
  3. Une fois la signature enregistrée sur l’appareil, le document est renvoyé aux serveurs de l’entreprise par 3G/4G ou par WiFi.
  4. Après le retour des informations, l’entreprise peut alors décider où les classer. Cela permet de les récupérer rapidement en cas de réclamations.

Des bénéfices immédiats pour l’entreprise

Grâce à ce passage au numérique, il n’y a plus de documents papier qui circulent. De plus, le logiciel de capture de données s’intègre facilement avec les solutions internes de gestion documentaire existantes et permet la fusion de fichiers.

Cela assure l’envoi des bonnes informations aux clients concernés et les documents comportent les en-têtes, pieds de page, logos, clauses et autres informations appropriées.

De nombreux avantages ont pu être constatés par l’entreprise :

  • Les commandes de papiers préimprimés peuvent être réduites au stricte nécessaire, étant donné que des versions numériques peuvent être créées.
  • Le nombre de personnes impliquées dans le cycle de vie des documents de réclamations a considérablement diminué, réduisant ainsi les possibilités d’erreurs humaines.
  • Le service client et les délais ont été améliorés étant donné que tous les employés ont un accès immédiat aux fichiers clients.

Vous désirez réduire vos contrats papier?

Vous aussi, vous pouvez optimiser votre processus de capture de données sur le terrain et économiser beaucoup d’argent. Dites adieu aux démarches fastidieuses et prenez dès aujourd’hui un rendez-vous pour une consultation gratuite!

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