PlanetPress au travail: Suivi des documents transactionnels

L’expression flux de travail (Workflow en Anglais), comme bien d’autres, est utilisé pour décrire plusieurs processus. Je crois qu’avant de parler des processus, il  me faut définir « flux de travail » d’une façon qui me convienne.

Le processus sur lequel je veux me concentrer est celui du « suivi des transactions de documents papier » entre deux entreprises qui font affaire ensemble. Le flux de travail dans ce cas représente le parcours des documents papier entre les deux entreprises et leurs systèmes.

Transaction d’affaire typique

Comme nous le savons, les entreprises tentent continuellement d’automatiser leurs processus d’affaire. Regardons un processus type entre deux entreprises sous l’angle des transactions et en termes d’étapes.

1)      Le client envoie un bon de commande au fournisseur (Papier par la poste? Fax? Courriel? PDF?).

2)      Le fournisseur inscrit le bon de commande dans le système de comptabilité (manuellement).

3)      Le fournisseur crée les documents d’expédition (reçu de livraison et étiquettes d’adresse), généralement imprimés.

4)      Le client reçoit le produit et accepte la livraison (le reçu de livraison signé devenant la preuve de livraison).

5)      Le fournisseur inscrit la transaction dans le système comptable et une facture est créée (Papier par la poste? Fax? Courriel? PDF?).

6)      Le client reçoit la facture et la transmet manuellement pour approbation.

7)      Le client inscrit la transaction dans leur système comptable (manuellement).

8)      Le client règle la facture, le plus souvent avec l’envoi d’un chèque qui est imprimé puis posté.

J’ai peut-être omis quelques étapes, mais quand même, que de papier en circulation?!

Gestion de documents électroniques

Le flux de travail le plus commun que j’ai vu est l’implantation par un client d’un flux de travail permettant la numérisation, la saisie, l’approbation et l’archivage d’un document, ce qu’on appelle la gestion de documents électroniques (GDÉ).

La question est donc : Comment connecter la transaction originale, du système comptable au système de GDÉ? La réponse est généralement de NUMÉRISER le document puisqu’il est sur papier. La technologie PlanetPress élimine cette étape très manuelle et facilite la livraison électronique des documents.

Là où PlanetPress entre en jeu

PlanetPress supplée au système GDÉ en prenant en charge la composition et la livraison électronique ou par la poste des documents, et ce, selon la préférence de votre clientèle. PlanetPress peut aussi vous éviter l’étape de numérisation en poussant directement le document vers votre système de GDÉ pour la suite du flux de travail et l’approbation. Pour les documents où une signature est requise, PlanetPress peut même éliminer le papier; par exemple : un reçu de livraison peut être acheminé vers un appareil mobile pour une validation presqu’instantanée de la très importante « preuve de livraison », laquelle enclenchera par la suite le processus de facturation.

PlanetPress devient alors un appoint à un tel système, en allant chercher les données transactionnelles à partir desquelles le document transactionnel est créé au départ.

Et en facturant plus rapidement, vous obtenez vos entrées d’argent plus vite!

 

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