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Service de courrier à l’interne : comment faire plus avec moins de ressources

Le service de courrier à l’interne est bien souvent négligé, car il est considéré comme une dépense, plutôt qu’un réel atout.

Pourtant, saviez-vous que selon l’Institute of Financial Operations, plus de 70 % des entreprises envoient de 1 000 à 10 000 factures par mois! Or, 53 % des communications transactionnelles sont encore envoyées par courrier.

La révolution numérique a bien commencé, mais elle n’a pas encore fait disparaître le courrier qui demeure le moyen privilégié pour les communications clients, dans de nombreuses entreprises.

De plus, en dehors des communications transactionnelles par exemple, pour les envois plus marketing, le courrier garde sa force spécifique. De nombreuses études montrent que les clients ou prospects sont beaucoup plus attentifs aux documents reçus par courrier qu’en lisant un courriel.

Cependant, le service de courrier à l’interne est de plus en plus le mal-aimé dans les organisations.

De votre côté, ressentez-vous une pression de toujours devoir plus faire plus, sans toutefois augmenter les coûts?

Gérer le courrier à l’interne : une situation inconfortable et chronophage

Les délais sont souvent très serrés et en plus des gros travaux d’impressions planifiés et récurrents, vous devez répondre à  de nombreuses petites demandes ad hoc qui nécessitent beaucoup de manipulations. Gérer toutes ces tâches de façon manuelle devient vite fastidieux, inefficace et monotone.

Vos employés sont probablement mécontents de leur situation. Or, un employé mécontent n’a pas envie de rentrer travailler et risque même de démissionner s’il estime qu’il accomplit des tâches trop chronophages ou en dessous de ses capacités. Les employés talentueux veulent être capables d’en faire plus, de devenir meilleurs, et de sentir qu’ils font partie de votre organisation.

Vous pensez donc être bloqué dans cette situation inconfortable : répondre aux exigences des autres départements tout en ne coûtant pas trop cher et en gardant des employés satisfaits et motivés.

La gestion de courrier à l’interne n’est pas de tout repos. Il vous faudrait une solution pour vous aider à optimiser vos travaux de courriers, prouver votre efficacité et montrer votre réelle valeur ajoutée?

Automatisez vos tâches et rentabilisez davantage votre temps

En effet, vous pourriez gagner tellement de temps en automatisant les tâches fastidieuses liées à l’impression et à l’envoi du courrier!

Ainsi, voici plusieurs tâches du service de courrier à l’interne que vous pourriez facilement automatiser :

  • Nettoyer vos listes d’adresses. Vous réduirez le nombre de retours pour cause de mauvaise adresse. Pensez aussi à toutes ces adresses en double. C’est vraiment une dépense inutile d’envoyer 2 fois la même enveloppe au même coût. En nettoyant de façon optimale votre liste, vous économiserez une bonne partie de vos coûts!
  • Recevoir centralement les demandes d’envois des autres départements et gagnez un temps fou à ne plus manuellement trier, fractionner et regrouper les travaux en lots.
  • Imprimer directement les envois avec les marques d’inséreuses appropriées et ne manipulez plus des piles de papier.
  • Déposer les pages à plier et à insérer indistinctement dans les inséreuses-plieuses, et laissez la machine faire le reste.
  • Valider le processus en vous assurant que le bon document est dans la bonne enveloppe à l’aide d’une solution tiers qui relève les erreurs.

Finalement, en automatisant les tâches de numérisation, d’archivage et de préparation du courrier, vous gagnez énormément de temps! De plus, votre équipe est libérée des tâches manuelles et répétitives. Non seulement, ils seront plus satisfaits de leur quotidien au travail, mais en plus, vous pouvez les affecter à des tâches plus créatives, épanouissantes et pertinentes.

Vous aimeriez vous aussi en faire plus avec moins de ressources?

Chez Objectif Lune, nous savons bien que la réalité est différente pour chaque organisation. Nous vous offrons une consultation gratuite afin de mieux vous connaître et vous proposer une solution personnalisée.

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