Document management

Passez à l’archivage numérique de vos documents entrants

Avez-vous déjà perdu une facture fournisseur? Avez-vous déjà été dans l’impossibilité de confirmer à un fournisseur quand vous alliez le payer exactement, car vous ne saviez pas où était rendue sa facture? Et pourtant vous pensiez avoir envoyé le paiement!

Les documents papier se promènent dans l’organisation et sont souvent mal classés et même perdus. Une facture peut passer dans les mains de nombreuses personnes d’une même organisation avant d’être finalement payée. Il est très difficile d’assurer un suivi adéquat de l’état de la facture avec du papier et vous passez plus de temps à vous demander qui a en sa possession la facture qu’à la traiter réellement.

Même après que le paiement ait été effectué, les fournisseurs peuvent vous demander de ressortir un ancien document les concernant et s’il a été mal classé, ça devient vite un casse-tête.

Ils peuvent alors vite développer une mauvaise image de vous et cela peut même provoquer des conflits si la situation se dégrade. Sans bonne relation avec vos fournisseurs, vous aurez par exemple du mal à négocier de meilleurs tarifs.

Vous reconnaissez-vous?

Une telle situation peut vous empêcher de payer à temps vos fournisseurs et touche directement la qualité de votre relation avec eux, ainsi que la force de votre situation financière.

Saviez-vous qu’il existe des manières plus simples de transformer vos processus de comptes fournisseurs en profondeur et à votre rythme? Ces solutions ne demandent pas de gros investissements, mais permettent au bout du compte d’optimiser le traitement des paiements.

Voici donc quelques exemples de gains rapides pour votre entreprise :

  1. Demandez à vos fournisseurs de vous envoyer leur facture en version PDF. C’est un format courant et répandu, facile à générer et qui leur fera gagner temps et argent.
  2. Puisque vous recevez dorénavant les documents entrants par PDF, il devrait être possible d’extraire les métadonnées nécessaires à l’archivage électronique, automatiquement.
  3. Il est donc possible d’activer des alertes lorsqu’il manque un document essentiel à la validation d’un paiement.
  4. Chaque fois que vous accusez réception d’une commande ou d’une livraison, sauvegardez automatiquement la mention de la confirmation dans vos systèmes

Vous désirez mettre en place ces étapes ou encore aller plus loin? Contactez-nous afin de voir comment vous pourriez améliorer vos processus de comptes fournisseurs, grâce à des actions rapides et faciles à mettre en place.

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