Document management

Passez à la vitesse supérieure d’impression

Avez-vous la sensation qu’ajouter de nouvelles tâches d’impression et d’envoi de courrier, même petites, demande beaucoup d’effort et  bouleverse votre équipe? Avez-vous du mal à pouvoir fournir plus de services aux autres départements?

Vous n’êtes pas tout seul! Plus de 43 %* des responsables de l’impression et du courrier voudraient pouvoir augmenter la vitesse de production pour pouvoir optimiser leurs services.

Quand on sait que certaines organisations peuvent sortir jusqu’à 50 000 pages par semaine, on comprend l’importance d’augmenter la cadence du travail!

Même si les envois de courrier ont diminué ces dernières années, l’impression et le courrier prennent encore beaucoup de place dans les organisations. Selon Infotrends, l’impression compte encore pour près de 30% des dépenses en communication client.

Or, les départements d’impression se retrouvent souvent devant la pression de devoir faire plus mais sans augmenter les coûts.

Les délais sont souvent très serrés et en plus des gros travaux d’impressions planifiés et récurrents, les gestionnaires des salles de courrier doivent répondre à  de nombreuses petites demandes ad hoc qui nécessitent beaucoup de manipulation. Gérer ces tâches de façon manuelle devient vite fastidieux, inefficace et monotone. Les employés du service sont mécontents de leur situation.

Il est alors difficile de pouvoir traiter de nouvelles demandes et les autres départements de l’organisation ont l’impression de ne pas être pris en charge par votre service.

Gagner du temps en automatisant les tâches fastidieuses liées à l’impression

Saviez-vous qu’il existe des manières plus simples de transformer vos processus d’impression et d’envoi de courrier en profondeur et à votre rythme? Ces solutions ne demandent pas de gros investissements, mais permettent au bout du compte d’optimiser le traitement de l’impression et du courrier.

Rick Loiben d’Aon nous racontait il y a quelques mois à quel point il avait pu gagner énormément de temps : “ J’ai mis au point un processus suivant lequel notre équipe outre-mer n’a qu’à déposer le fichier qu’elle a créé dans un dossier prioritaire. Cette intervention déclenche ici un processus qui nous permet de trier le document par nombre de pages et d’envoyer le fichier aux imprimantes, où il est automatiquement traité. Finie la congestion dans les salles des imprimantes, sans compter qu’au moins 5 à 10 employés n’ont plus à remplir des enveloppes.”

Vous voudriez vous aussi passer à la vitesse supérieure?

Voici donc quelques exemples de gains rapides pour votre entreprise :

  • Mettez en place un système middleware qui capture les demandes de courrier centralement et applique quelques modifications simples
  • Recevez centralement les demandes d’envois et gagnez un temps fou à ne plus manuellement trier, fractionner et regrouper les travaux en lots.
  • Imprimez directement les envois avec les marques d’inséreuses appropriées et ne manipulez plus des piles de papier.
  • Déposez les pages à plier et à insérer indistinctement dans les inséreuses-plieuses, et laissez la machine faire le reste

Vous désirez mettre en place ces étapes ou encore aller plus loin? Contactez-nous afin de voir comment vous pourriez améliorer vos processus d’envoi et d’impression, grâce à des actions rapides et faciles à mettre en place.

 

*Association for information and image management

 

 

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courrier sortant