Document managemet

Passer à votre rythme aux communications numériques

Le passage au numérique : vous en entendez parler partout. Pour certains, c’est une évidence et surtout, une réalité depuis plusieurs années. Mais d’autres peinent encore à numériser leurs processus d’affaires. Pourtant, on ne peut le nier; l’avenir est dans le numérique, Mais le tournant est complexe à prendre.

Ainsi, dans un monde idéal, vous devriez transmettre les documents par email ou les publier sur le Web en tout temps. Non seulement, vous gagnez en efficacité mais en plus, vous sauvez de l’argent. Selon The Institute of Financial Operations, 50 % des factures électroniques coûtent moins de 2 $ à produire alors que jusqu’à 40 % de celles en format papier coûtent jusqu’à 25 $ !

Pourtant, 54 % des organisations n’envoient pas encore de factures électroniques, même en simple PDF! Les clients demandent encore à recevoir leurs factures sur papier et les employés continuent à garder leurs habitudes de manipuler des documents également de façon traditionnelle.  Souvent, les organisations ne possèdent pas les adresses courriels de tous leurs clients. Le papier reste majoritairement utilisé dans les petites et moyennes entreprises (PME), qui ont débuté leurs opérations avant le virage numérique. Les plus grandes entreprises peuvent souvent se permettre  de développer des solutions personnalisées à leur réalité et ont des reins assez solides pour assumer les risques. Par ailleurs, les PME qui se lancent en affaires de nos jours mettent en place des solutions numériques adaptées dès le départ. Mais pour les entreprises de taille moyenne, en affaires depuis plusieurs années, le risque est trop grand de pénaliser le processus de facturation ou de fragiliser la trésorerie, en changeant trop brusquement les processus en place.  Ils n’ont pas les moyens de se lancer dans des coûteux projets de développement et n’ont pas les ressources internes pour modifier les systèmes en place.

Vous reconnaissez-vous?

Le passage au numérique ne devrait pas se faire uniquement pour suivre la tendance. Il répond à un besoin de satisfaire une clientèle de plus en plus tournée vers les communications rapides et en temps réel. Mais il se produira uniquement s’il s’accompagne d’un gain en efficacité et en rentabilité.  Pour calculer le retour sur investissement du passage au numérique, il ne faut pas oublier de calculer les coûts cachés qu’engrangent les processus sur papier : les erreurs humaines, le service à la clientèle imparfait ainsi que le coût de la main d’œuvre.

Cependant, il y a moyen de remédier à cette situation sans générer des coûts astronomiques et sans chambouler les processus en place.  Numérisez d’abord vos processus internes. La transition se fera plus en douceur au moment où vous serez prêts à communiquer électroniquement avec vos clients.

Voici quelques premières étapes qui vont vous faciliter le passage au numérique.

  1. Mettez en place un processus de numérisation automatique des factures et des documents créés dans le cadre des communications avec vos clients, afin de les archiver. En utilisant un système middleware, vous captez les communications clients pour les numériser et les rendre disponibles au besoin. Vous gardez ainsi des copies électroniques de tous vos documents, même si vous ne les transmettez pas encore aux clients.
  2. Créez une procédure destinée aux employés du Service à la clientèle afin qu’ils demandent l’adresse courriel aux clients, lors des interactions au téléphone. Vous vous bâtirez une base de données avec les bonnes informations.
  3. Archivez ces documents dans un .XML et générez les PDF uniquement sur demande de copie. Cela prend moins de place sur vos serveurs.
  4. Commencez par toujours envoyer des copies PDF des comptes courants, en plus de la copie papier exigée par le client. De cette manière, vous pouvez recevoir un accusé de réception de la facture et vos clients le désirant, peuvent payer, sans avoir à attendre la réception par courrier. Vous n’abandonnez pas tout de suite le papier mais vous amorcez la transition en douceur.
  5. Une fois que vous êtes plus à l’aise avec le numérique au sein de votre entreprise et que vos clients ont déjà l’habitude  de recevoir une copie en PDF, vous pouvez maintenant formater vos factures pour qu’elles puissent être envoyées directement dans un courriel en HTML.  Encore une fois, rien ne vous empêche à les transmettre encore sur papier, mais au moins, dans un même outil, vous pouvez facilement changer le design du document pour qu’il puisse être envoyé sur plusieurs canaux en même temps. Vous n’avez pas à refaire le message de zéro chaque fois, selon le canal choisi par le client. Un outil pertinent de gestion des communications client devrait vous permettre de gérer aisément les communications multicanales.

Une bonne solution s’adapte à vos processus déjà en place  et ne demande pas de tout modifier. Soyez prudent avec les promesses de révolution; il faut une solution qui s’adapte avec ce que vous  avez déjà mis en place.

Vous désirez passer au numérique à votre rythme? Visitez-nous pour plus d’Information sur nos produits.

0