Field service management

Optimisez vos services sur le terrain avec un système de capture de données en temps réel!

Utilisez-vous toujours des formulaires papier pour la capture de données sur le terrain? Ne vous sentez pas seul; la plupart des entreprises de petite et moyenne taille (PME) qui offrent des services sur le terrain (livraison, location, réparation…) peinent à se sortir de la paperasse et ne sont pas encore procurées de solution technologique pour capturer leurs données sur le terrain.

Ils sont noyés dans le papier et ont du mal à trouver le temps d’innover dans leurs services.

J’ai toujours trouvé qu’il y avait quelque chose de gratifiant à aider les PME. Ces entreprises ne peuvent pas compter sur une base infinie de ressources pour les épauler dans leurs opérations et doivent souvent apprendre à créer de la valeur avec si peu de moyens. C’est encore plus valorisant lorsque cette PME est une entreprise familiale et que nous pouvons l’aider à croître dans la jungle de l’entrepreneuriat.

Chez Objectif Lune, nous avons beaucoup d’histoires de ce genre d’organisations, qui avaient appris à vivre avec leur paperasse, en ignorant complètement que leur quotidien pouvait être facilement amélioré. Elles se basaient sur du papier depuis tant d’années que l’effort imaginé pour numériser leurs processus paraissait trop intense.

Il existe pourtant des solutions simples et qui ne demandent pas de gros investissements, mais permet au bout du compte de gagner beaucoup de temps ! En plus, elles permettent de reprendre le contrôle sur les activités d’entreprise plus importantes que la simple gestion de documents administratifs.

La capture de données à la main ralentit la croissance d’une entreprise

Un de nos clients, une entreprise familiale de services de location de grues et de machines d’accès du sud-est du Royaume-Uni, qui a ouvert ses portes en 1997, travaillait avec des formulaires sur papier depuis le début de sa création. L’entreprise comptait plus de 100 employés, mais continuait pourtant à tout gérer manuellement avec du papier.

C’était vite devenu ingérable, mais l’entreprise ne savait pas comment faire autrement.  Toute leur flotte était gérée par le personnel sur le terrain avec des formulaires sur papier, qui n’étaient pas toujours remplis adéquatement.

Ainsi, il n’y avait aucun moyen de prouver l’état dans lequel leurs véhicules quittaient les lieux, car ils ne pouvaient pas rajouter des éléments visuels à leurs formulaires. Les notes manuscrites n’étaient pas toujours suffisantes pour démontrer l’état d’une grue. Souvent, ils devaient donc payer eux-mêmes les dommages des clients. De plus, il y avait des problèmes au niveau de l’assurance étant donné qu’au moment de la réclamation, les informations n’étaient pas à jour.

La responsabilité autour de ces formulaires n’était pas toujours claire. Entre le personnel du bureau et ceux sur le terrain, on ne savait pas toujours qui devait remplir quoi. Il y avait donc beaucoup de dossiers incomplets ou avec des erreurs.

Notre client avait grandement besoin de passer à la vitesse supérieure. Il avait besoin de plus de souplesse au niveau de la collecte de données. Il fallait qu’il abandonne les formulaires papier et qu’il capture les données de location véhicule numériquement.

Évoluer vers une solution numérique de capture des informations!

En passant à une solution de formulaires numériques, les dossiers comportent moins d’erreurs. Toutes les informations sont numérisées en temps réel, au moment de la capture par le personnel sur le terrain. Les responsabilités ont été clairement définies et chacun se fait automatiquement assigner sa section à remplir. Par exemple, alors qu’avant, personne ne savait qui était responsable de l’enregistrement de l’entretien; maintenant; c’est clairement défini par l’application.

Mais le plus beau est qu’une preuve de l’état des véhicules quittant et revenant sur le site est à présent enregistrée avec une photo prise en temps réel! Plus aucun souci de prouver qui a endommagé le véhicule. Les communications avec les assureurs se sont grandement améliorées!

Notre client a pu continuer dans sa lancée et n’est plus ralenti par des processus archaïques sur papier. Il est enfin passé à une capture de données innovante!

Vous désirez abandonner les formulaires papier?

Vous aimeriez vous aussi optimiser vos processus de capture de données sur le terrain, mais vous avez peur du changement? Chez Objectif Lune, nous savons que les moyennes entreprises ne peuvent pas se permettre de refondre l’ensemble de leurs systèmes et processus dans le cadre d’un projet unique et colossal. La plupart des améliorations peuvent être mises en œuvre progressivement, avec une flexibilité totale.

Nous serions heureux de mieux connaître votre réalité et vous proposer une solution adaptée. Prenez rendez-vous pour une consultation gratuite!

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