domaine de la livraison

Optimiser ses bons de livraison quand on n’est pas une entreprise digitale

Une préoccupation majeure des compagnies traditionnelles aujourd’hui est de pouvoir se digitaliser pour rester compétitives par rapport aux entreprises nées à l’ère du numérique. Pour y arriver, il existe quelques adaptations possibles qui ne demandent pas de changer toute leur identité, leurs produits ou services.

Nous l’avons expérimenté avec un de nos clients qui cherchait à améliorer ses bons de commande et de livraison. Existant depuis plus de 70 ans, cette entreprise de manufacture de tuiles et céramiques s’est développée au fil des années sans avoir eu l’occasion de changer ses processus internes. Or, selon les statistiques, une compagnie produit en moyenne entre 300 et 600 bons de livraison par mois, cela représente une charge de travail manuel très importante. Il était judicieux pour eux de chercher une solution digitale pour optimiser leurs processus.

Une nécessité de standardisation dans les points de vente

Avec plus de 300 points de vente aux Etats-Unis et au Canada, la gestion des opérations commerciales quotidiennes se faisait manuellement, sur papier, et prenait beaucoup de temps. Les employés devaient gérer un nombre important de documents à la main et ne parvenaient pas toujours à retrouver les documents.

De plus, il n’y avait pas de procédures standardisées pour tous les magasins. L’entreprises avait donc besoin de normaliser la méthode de travail de tous ses magasins afin d’avoir une meilleure visibilité sur le statut des commandes.

Un besoin d’optimiser les procédures de livraison

L’entreprise effectue aussi les livraisons de marchandises. Cela nécessite des bons de commandes et des bons de livraison pour confirmer que le client a bien reçu la marchandise. Tous ces documents voyageaient avec le livreur avant de revenir au magasin. Le risque d’erreurs ou de perte des documents était élevé.

Il fallait ensuite consacrer du temps à vérifier la correspondance entre les bons de commandes des magasins avec les bons de livraisons, pour ensuite envoyer les factures. Le délai entre toutes ces étapes était parfois très long, retardant alors la facturation.

Une solution digitale avec PlanetPress Connect et Capture OnTheGo

L’entreprise a choisi de passer aux bons de livraisons digitaux en utilisant PlanetPress Connect et Capture OnTheGo.

Dans les magasins, les documents traités par les employés et les clients sont désormais numériques. Cela a permis de réduire les coûts d’impression et les documents sont directement stockés virtuellement. Ils sont accessibles de partout, en tout temps et donnent à l’entreprise une visibilité immédiate et précise sur le statut des commandes dans ses 300 magasins.

Pour les livraisons, l’entreprise utilise Capture OnTheGo : une fois les produits réceptionnés, les clients peuvent signer directement les bons de livraison sur tablette. S’il y a des modifications dans la livraison, cela peut être corrigé immédiatement dans le document. Une fois la livraison terminée, le document est automatiquement enregistré dans le système de l’entreprise. Elle ne doit donc pas attendre que tous les livreurs soient de retour en magasin pour disposer des documents. Les copies numériques archivées retournent au bureau en temps réel, ce qui facilite leur extraction, si nécessaire.

Les bénéfices en quelques chiffres

  • Le directeur de chaque magasin a libéré au moins une heure dans son emploi du temps, ce qui lui permet d’en consacrer davantage à la clientèle en magasin
  • En digitalisant ses bons de commande et de livraison, l’entreprise a réduit ses coûts d’impression
  • L’entreprise a accéléré ses processus : 50 000 documents sont maintenant traités chaque jour
  • Elle bénéficie d’une meilleure visibilité en temps réel sur le statut des commandes et des livraisons

Vous voulez vous aussi digitaliser vos procédures ou améliorer vos bons de livraisons? N’hésitez pas à contacter un de nos conseillers et demandez une consultation gratuite!

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