Document management

Optimiser sa production de documents et travailler plus intelligemment

Même si les envois de courrier ont diminué ces dernières années, la production de documents, l’impression et le courrier prennent encore beaucoup de place dans les organisations. Selon Infotrends, l’impression compte encore pour près de 30% des dépenses en communication client. Or, les départements d’impression se retrouvent souvent devant la pression de devoir faire plus mais sans augmenter les coûts.

Il n’est donc pas étonnant qu’une de nos histoires clients les plus populaires soit au sujet d’optimisation des services d’impression et d’envoi de courrier!

L’année dernière, Rick Loiben, directeur de l’exploitation chez Aon, nous a raconté comment il a pu gagner énormément de temps en automatisant les tâches les plus fastidieuses de sa production de documents.

Voici comment il a pu améliorer le quotidien de son équipe et du reste de l’entreprise.

Pouvez-vous me parler un peu d’Aon et de votre rôle au sein de cette entreprise?

Aon est le plus important courtier d’assurances au monde. Nous sommes l’intermédiaire entre les organisations et les assureurs. Nous aidons les organisations à trouver une assurance, en garantissant rapidement  les meilleurs prix. J’occupe le poste de directeur de l’Exploitation au sein du groupe de production de documents, et je suis celui qu’on consulte quand la demande de livraison de documents d’un client semble impossible à réaliser.

Quelle est votre première tâche de production de documents que vous avez pu automatiser avec PlanetPress?

L’un de nos clients avait présenté une demande extrêmement complexe de livraison de documents. Il fallait envoyer par la poste à 4 000 établissements distincts une page couverture, une liste de médecins à joindre en cas de blessure au travail et un avis d’indemnisation des travailleurs à afficher, portant sur la marche à suivre en cas d’accident de travail. Toutefois, il fallait choisir entre trois pages couvertures distinctes (en fonction de la société mère), entre 51 formulaires propres à chaque État et entre 4 000 listes uniques de médecins! Pire encore : bien que les 4 000 listes étaient sauvegardées sous forme de fichiers PDF individuels, les fichiers n’avaient pas été nommés de façon uniforme, et il aurait fallu les ouvrir et les renommer un par un.  Nous avions besoin d’aide, mais ne savions pas vers qui nous tourner. L’un de nos représentants chez Ricoh nous a suggéré de recourir à PlanetPress pour trouver la solution à notre problème et automatiser facilement le processus entier.

Quelle est l’une de vos réalisations préférées en optimisation des documents?

L’une de nos équipes outre-mer nous aide généralement à répondre aux demandes de documents. Toutefois, même si elle peut assurer la distribution électronique, elle n’est pas en mesure d’effectuer des envois par la poste de documents imprimés. Normalement, après avoir fait la distribution par voie électronique, cette équipe attache le fichier .pdf à la demande et transmet la demande à notre équipe aux É.-U. pour que cette dernière puisse imprimer, plier, mettre en enveloppe et poster le document. Cependant, ce processus engendre beaucoup d’erreurs ainsi qu’un engorgement de travail dans la salle des imprimantes.

Grâce à PlanetPress, j’ai mis au point un processus suivant lequel notre équipe outre-mer n’a qu’à déposer le fichier qu’elle a créé dans un dossier prioritaire. Cette intervention déclenche ici un processus qui nous permet de trier le document par nombre de pages et d’envoyer le fichier aux imprimantes, où il est automatiquement traité. Finie la congestion dans les salles des imprimantes, sans compter qu’au moins 5 à 10 employés n’ont plus à remplir des enveloppes. De plus, chez Aon, nous ne mettons personne à pied, nous affectons simplement les personnes à d’autres tâches. Maintenant, ces employés créent du contenu, au lieu de simplement les distribuer, ce qui a considérablement amélioré leur vie au travail.

Nous avons ainsi transformé plusieurs processus qui engendraient beaucoup d’erreurs et qui prenaient jusqu’à 3 jours, en tâches automatisées qui ne prennent maintenant que 15 minutes. C’est incroyable! Nous avons gagné tant de temps simplement en automatisant le tri préalable des documents.

J’aime qu’un simple projet que j’ai créé avec facilité puisse toucher une douzaine de personnes et rendre leur vie plus aisée.

Que planifiez-vous comme autres projets d’optimisation de la production de documents?

Nous recevons constamment des demandes spéciales. Chaque fois qu’un problème inusité ou inhabituel se présente, les gens viennent me demander de l’aide. La plupart du temps, je réussis à les aider, mais comme on m’a surnommé le « responsable de l’efficacité », je suis sans cesse à la recherche d’autres processus qui peuvent rendre la vie des gens plus agréable. À l’heure actuelle, je pense qu’il y a entre 50 et 100 processus qui tournent avec PlanetPress. Ce ne sont pas toutes des tâches de grande envergure, mais chaque tâche a la capacité de changer un peu les choses.

Vous désirez voir comment vous aussi, vous pourriez améliorer votre quotidien, sans remanier complètement la manière dont vous avez l’habitude de travailler? Regardez notre vidéo Ne travaillez pas plus fort mais plus intelligemment, grâce à PlanetPress Connect!

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