Document management

Optimiser les comptes clients des entreprises de distribution

L’industrie de la distribution est un secteur prospère et en nette progression. Encore plus à l’heure du numérique avec les nombreux e-commerces et achats en ligne. Près de la moitié des intervenants dans l’industrie de distribution s’attendent à une progression du marché de 5 à 10% (selon un rapport de Deloitte). Dans ce contexte, l’industrie a révisé ses priorités pour s’orienter davantage sur une meilleure rétention des clients existants tout en maximisant le profit.

Pour ce faire, les entreprises de distribution ont besoin d’outils performants et d’améliorer leur e-commerce. En termes de technologie, cela implique aussi de déployer des fonctionnalités techniques pour la gestion des données (CRM) et surtout pour gérer au mieux les processus de comptes clients et le traitement des factures. En effet, plus les ventes augmentent, plus ces entreprises ont de factures à traiter. Il est donc essentiel pour elles de revoir leurs processus de facturation afin de les rendre plus efficaces, en les digitalisant par exemple.

Les obstacles aux comptes clients papier pour les entreprises de distribution

C’est le cas d’un de nos clients aux États-Unis, distributeur grossiste en alimentation et spécialisé dans la distribution de produits de boulangerie. Amenée à faire de nombreuses livraisons par jour, toutes les factures de l’entreprise étaient pourtant toujours imprimées et numérisées manuellement. Elles étaient ensuite nommées et classées dans un dossier avant d’être envoyées à chaque client, une par une, en format papier.

Toutes ces manipulations étaient très chronophages pour les employés et propices aux erreurs. Les documents pouvaient s’égarer facilement et retarder alors le paiement. L’extraction des documents était fastidieuse et prenait beaucoup de temps.

Vers des processus de facturations digitaux automatisés

L’entreprise a donc voulu optimiser son processus d’impression de factures et automatiser les envois postaux; sans changer tous ses systèmes. Grâce aux solutions d’Objectif Lune, l’entreprise imprime maintenant les factures en lots et est capable de les exporter et de les envoyer également par courriel à ses clients. Puisque les factures sont désormais digitales, les employés peuvent alors les retrouver facilement dans le système si nécessaire.

De plus, les factures papier comportent des codes à barres et des métadonnées qui permettent de classer les documents par client. Les documents peuvent alors être regroupés dans une seule enveloppe, et ce de manière tout à fait automatisée.

Il en va de même pour les documents d’expédition : ils sont imprimés et remis aux chauffeurs qui les utilisent pour leur parcours de livraison. À la fin de la journée, ils rapportent les documents signés au siège de l’entreprise où les documents sont numérisés en un seul lot. Tous les documents, que ce soient les factures ou les bons de livraison, sont donc regroupés par client.

L’entreprise a ainsi pu réduire ses coûts postaux tout en gagnant en temps et en efficacité. Cela lui a également permis de réduire le nombre d’erreurs manuelles et d’améliorer son service à la clientèle, élément clé pour fidéliser ses clients!

Vous voulez vous aussi améliorer vos processus de comptes clients ? Prenez contact avec un de nos conseillers et demandez une consultation gratuite!

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