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Ne vous débarrassez pas du papier, optimisez vos processus!

Le courrier sortant est toujours largement utilisé aujourd’hui, malgré la transformation digitale que vivent les entreprises. Les clients ont des attentes digitales mais ils apprécient toujours le courrier direct : selon une analyse du « Direct Marketing Association », le taux de réponse du courrier direct est 10 à 30 fois plus élevé que celui des communications digitales!

Il est donc important que les entreprises offrent une variété de supports, autant numériques que papier. Pour que ces communications multicanales restent intéressantes et rentables pour les compagnies, il est primordial qu’elles optimisent leurs processus papier.

Voici quelques suggestions pour optimiser leurs processus de courrier sortant.

3 conseils pour optimiser vos processus de courrier sortant

  • Automatiser les tâches répétitives : cela permet de réduire le traitement manuel du papier par vos employés et ainsi éviter les erreurs de manipulation. Par exemple, vous pouvez automatiser l’impression de documents récurrents ou encore la mise sous pli du courrier. Un gain de temps assuré!
  • Réduire les coûts de traitement et du papier : optimiser ses processus requiert parfois un peu de changement. Si le papier est toujours apprécié par vos clients, il peut être judicieux de se demander quels documents doivent être imprimés et lesquels peuvent être numérisés. Pour les documents qui nécessitent une impression papier, c’est le moment pour restructurer vos pièces de courrier en diminuant le nombre de pages à imprimer afin de réduire le poids du courrier sortant. Vous pouvez aussi utiliser une solution tierce pour nettoyer vos bases de données afin d’éviter les retours de courriers. Enfin, optez pour le tri du courrier par territoire par exemple, et centralisez vos impressions pour bénéficier de remises au sein de votre bureau de poste. De belles économies en vue!
  • Externaliser vos travaux d’impression: c’est en tout cas une question à se poser. Est-ce que votre service de courrier à l’interne dispose des outils et ressources adéquates pour assurer un traitement efficace et rapide du courrier? En effet, si les besoins d’impressions et d’envoi de courriers sont assez conséquents, vous pourriez confier cette tâche à un fournisseur de services d’impression. Celui-ci possède du matériel performant et du personnel dédié. Cela vous permettrait d’économiser sur les matières premières et coûts de maintenance de vos machines. Pas besoin d’investir dans des appareils sophistiqués et vous pouvez même profiter d’économies de volume auprès de votre fournisseur!

Vous êtes prêt à passer à l’une de ces 3 solutions pour optimiser votre courrier sortant? Nous pouvons vous aider dans vos démarches! N’hésitez pas à visiter notre site web pour en savoir plus sur nos solutions.

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