Customer communication

Mon vécu avec l’impression de données variables

L’impression de données variables peut être facilitée avec les solutions OL Connect. Voici mon expérience!

Vous connaissez sûrement cette situation : avoir besoin d’améliorer la manière d’effectuer une tâche, sans savoir comment, ni avoir le temps d’y réfléchir.

C’est précisément ce qu’il m’est arrivé par le passé lorsque j’ai dû gérer l’impression de données variables. J’ai maintenant trouvé la solution, que je partage avec vous, pour que cette question ne vous taraude plus!

Ma mission : produire des communications 100% personnalisées

Dans mon job précédent, je travaillais pour une organisation non-gouvernementale en Belgique. J’étais en charge des relations avec les partenaires et donateurs. Ces relations sont très précieuses pour une entreprise caritative : c’est grâce aux donateurs que l’entreprise peut vivre. En échange de leur contribution, ils bénéficient d’une visibilité propre à chacun : par exemple, les donateurs importants ont droit à leur logo placé sur tous les supports médias de l’organisation.

Ces donateurs sont aussi des « clients ». Ils aiment être tenus au courant de l’actualité de l’organisation.  Je m’efforçais de soigner la communication à leur égard. Je leur envoyais régulièrement des courriers, brochures, invitations…

Et c’était là un terrain fertile à plusieurs complexités.

J’aspirais à simplifier l’impression de données variables

L’entreprise étant implantée dans un pays trilingue, j’étais confrontée à une difficulté de taille : les communications partenaires étaient déclinées en trois langues (français, néerlandais et anglais).

L’impression était un vrai casse-tête! Je mettais un point d’honneur à personnaliser les courriers en y insérant le nom du destinataire.  C’est ce qu’on appelle une impression à données variables en bonne et due forme.

Histoire de corser encore un peu les choses, il était nécessaire d’adapter le contenu de l’enveloppe à chaque récipient. Par exemple, les gros sponsors devaient recevoir la brochure reprenant les contreparties qui leur sont propres.

Je rêvais d’une base de données unique

Autre problème: les listes de contacts s’étendaient dans plusieurs fichiers différents. Chaque partenaire était répertorié dans un document Excel avec ses coordonnées et sa langue de prédilection. Mais il n’y avait pas de fichier unique. Je devais donc vérifier chaque courrier manuellement afin de m’assurer que tout correspondait. Cela me prenait beaucoup de temps et d’énergie. Sans avoir la certitude que je ne commettais pas d’erreurs.

J’espérais avoir un contrôle sur le design

Dernière complication : le papier à entête comportait le logo de la société et celui de certains des gros donateurs. Mais chaque année, cette liste de donateurs changeait et avec eux les logos à placer sur notre papier. Je devais alors faire appel à un consultant externe pour modifier le gabarit, ce qui retardait considérablement l’envoi de ma correspondance.

Mon souhait exaucé : Les solutions OL tout en un !

Aujourd’hui, je travaille pour Objectif Lune, une entreprise qui crée des logiciels pour faciliter les processus en entreprise et les communications clients. Et là, je découvre qu’un petit logiciel existe pour répondre à tous mes désidératas.

Ne vous méprenez pas. À l’époque, j’ai cherché des solutions fiables, faciles à mettre en place et pas trop coûteuse. Mais mon frein principal était l’impossibilité de changer tous nos systèmes pour en implémenter un nouveau.

Les technologies OL prennent alors tous leurs sens : elles sont compatibles avec tous les systèmes préexistants.

Comment la technologie OL Connect aurait pu me sauver

Avant d’imprimer mes courriers, il m’aurait suffi de déterminer les conditions pour chacune de mes enveloppes : affichage variable du bon logo, tri par langue, avec une personnalisation du contenu de manière totalement automatique. Fini les heures à mettre les courriers sous enveloppes et surtout au revoir aux erreurs et aux doublons!

Les technologies OL Connect demandent quelques petits changements dans les habitudes mais le retour sur investissement est assuré : gain de temps, d’énergie, de papier et donc d’argent… Et ce n’est pas vos clients qui vont s’en plaindre : une communication de qualité et personnalisée, que du positif pour votre notoriété!

Vous voulez en savoir plus sur les technologies d’Objectif Lune et ses solutions pour une communication personnalisée efficace? Visitez notre site!

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