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L’importance de la facture comme document transactionnel

Qu’est-ce qu’un document transactionnel?

Les documents transactionnels figurent parmi les documents les plus importants d’une entreprise, car ils alimentent les affaires. Les documents transactionnels, comme les factures, les relevés financiers, les confirmations de commande et les preuves de livraison, sont des communications personnalisées comportant des renseignements sur une transaction ou un processus survenu entre une entreprise et un client.

Ces documents représentent également le seul type de communication que les clients attendent. Imaginez que vous êtes un client, vous commandez un article en ligne et ne recevez pas de confirmation de commande ni de facture. Dans ce type de situation, on s’attend toujours à recevoir ce type de documents.

Or, le fait que ces documents soient attendus leur garantit un certain degré d’attention, que votre entreprise peut mettre à profit par l’ajout de promotions et d’informations pertinentes. Sans compter que les clients ne perçoivent pas cela de façon négative, bien au contraire. Selon un sondage mené par InfoTrends, les clients préfèrent recevoir des messages de marketing avec leur facture ou relevé plutôt que d’une autre façon, parce qu’ils « font confiance à ces sources et que cela semble rendre les messages de marketing plus pertinents et importants ». Ainsi, chaque communication, facture ou confirmation de livraison transactionnelle envoyée par une entreprise représente une occasion d’atteindre le client de la façon la plus efficace et la moins intrusive possible.

Pour mieux exploiter les documents transactionnels, il est important de bien les connaître. Voyons comment nous pouvons évaluer les défis et tirer le maximum de l’un des documents transactionnels : la facture.

Différents types de factures : différents moyens d’optimiser

Les informations contenues sur une facture varient selon le type de facture. Nous connaissons bien la facture standard, mais il en existe bien d’autres. On trouve les factures pro forma, qui font connaître à l’avance à l’acheteur le montant à payer une fois les travaux terminés; les factures proportionnelles, qui sont envoyées durant le déroulement d’un projet pour maintenir le flux de trésorerie; les factures récurrentes, envoyées par les entreprises qui fournissent des services continus (p. ex., factures de services publics), ainsi que d’autres types de factures, comme les notes de crédit, les rappels de paiement, les relevés, les factures d’autofacturation, les factures liées aux feuilles de temps et les factures commerciales.

Le niveau d’automatisation varie selon chaque type de facture. Par exemple, les factures électroniques, en plus d’être avantageuses pour l’expéditeur, sont plus faciles à traiter, et surtout à régler par les destinataires. Cela nous amène au point crucial suivant, essentiel pour toute entreprise : le paiement!

Le but d’une facture est d’être payée

Produire une facture est une étape. Mais recevoir le paiement peut être un tout autre challenge. Actuellement, 400 milliards de factures sont produites tous les ans (sous forme papier et électronique). Mais combien d’entre elles sont payées à temps, ou même du tout?

Selon des études menées par Atradius, près de la moitié des factures de commerce interentreprises sont en retard à un moment donné. Pourquoi? Plusieurs des raisons mentionnées se trouvent en partie en dehors du contrôle immédiat de l’entreprise. On cite par exemple les fonds insuffisants chez les destinataires, les contestations, les procédures complexes de paiement et les inefficacités des systèmes bancaires. Or, étonnamment, dans une proportion de 10 à 20 % (selon la région), il arrive que les paiements soient retardés à cause de renseignements inexacts sur les factures. Pire encore, dans 7 à 15 % des cas, la facture est envoyée au mauvais destinataire!

Traiter et produire des factures : un défi complexe

Supposons pour un moment que les problèmes mentionnés ci-dessus n’existent pas, que la facture est exacte et que le destinataire est déterminé à la payer, et même à la payer d’avance pour profiter de rabais potentiels. La situation est simple, n’est-ce pas? En fait, il semblerait qu’un nombre importants de destinataires ne soient pas en mesure de traiter les factures papier en moins de 23 à 25 jours, et que chaque facture entrante leur coûte €17.60 (ou 22 $US) à traiter.

Les processus manuels et le papier accablent toujours plus de 90 % de la facturation globale à l’échelle mondiale et constituent une source principale d’inefficacité pour les entreprises. Le processus de facturation est généralement associé à des termes comme dispendieux, long et source d’erreurs. Étant donné son importance pour les entreprises, le processus nécessite d’être révisé.

Les processus d’émission et de réception des factures sont tous deux prêts à évoluer. Un grand pas vers la solution est de réaliser que le papier et les processus manuels doivent être questionnés et révisés.

Objectifs de la facturation numérique et automatisée

Assurer l’exactitude des factures et la réduction des coûts associés est une énorme pression pour l’entreprise. C’est pourquoi les factures constituent le point d’entrée le plus courant pour la numérisation et l’automatisation dans les entreprises. Ce faisant, les entreprises cherchent à :

  • Accroître l’efficacité et réduire les coûts – Les processus papier sont lents et coûteux et sont encore plus inefficaces lorsque le volume des factures augmente. En fait, le coût de production d’une facture de papier peut aller de 11,50 $US à 30 $US!
  • Assurer l’exactitude des informations de base – les entreprises veulent que les renseignements soient précis, que la facture arrive à temps et chez le bon destinataire.
  • S’adapter aux préférences des clients – Plus de 70 % des clients préfèrent recevoir les communications par courriel (MarketingSherpa). De plus, les clients sont prêts à recevoir des messages de marketing pertinents dans leurs communications transactionnelles, au lieu d’avoir à payer des frais pour recevoir des copies papier de leurs factures et relevés (InfoTrends).
  • Satisfaire les demandes des partenaires et la réglementation gouvernementale– Les gouvernements appuient de plus en plus la transition entre les systèmes papier et le numérique. Cela se répercute sur les citoyens et les entreprises avec lesquelles ils font des échanges, c’est‑à‑dire environ 45 à 65 % de toutes les entreprises dans chaque pays.

Les factures représentent l’un de vos plus importants documents transactionnels. Le moment est venu de passer au numérique et Objectif Lune peut vous aider dans cette transformation. N’hésitez pas à nous joindre pour en savoir davantage.  

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