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Les 5 cauchemars des départements de comptes fournisseurs

Gérer les comptes fournisseurs n’est jamais très simple. Au contraire, cela peut vite devenir un véritable parcours du combattant pour les petites et moyennes entreprises, qui doivent payer plusieurs fournisseurs par mois, mais qui pensent ne pas avoir les moyens de se doter de solutions miracles pour automatiser le tout.

Un employé typique du département des comptes fournisseurs gère environ 20 factures par jour (selon Aberdeen). Pensez-y… Cela fait 460 factures par mois à traiter! En plus, toujours selon Aberdeen, 80 % des factures des fournisseurs sont encore sur papier! Même lorsque la facture arrive numériquement, la plupart des organisations continuent à l’imprimer.

On comprend alors que votre quotidien peut vite ressembler à un cauchemar…!

Ainsi, en tant qu’employé d’un département de comptes fournisseurs, vos cauchemars au quotidien ressemblent à ça :

  1. Bien que la majorité de vos fournisseurs vous envoient une facture en format PDF, il n’y a pas de façon simple de mettre le système à jour. Vous devez vous soumettre à une série de manipulations chronophages : renommer le fichier, le sauvegarder localement puis sur le serveur et entrer les données dans le système. Il est parfois plus simple de l’imprimer pour la traiter même si ça augmente les coûts.
  2. Certains fournisseurs ont mis en place des portails clients qui devraient vous simplifier la vie puisque vous pouvez enfin aller chercher la facture dès qu’elle est prête pour accélérer le traitement. Sauf que dernièrement, vous avez eu la visite du gars du support TI qui, pour régler un problème sur votre machine, a supprimé tous vos cookies. Du coup, vous n‘êtes plus capables de vous connecter sur les portails et vous devez réinitialiser tous vos mots de passe, fournisseur après fournisseur!
  3. Vous ne trouvez plus la facture d’un fournisseur. Vous vous demandez : est-ce que le fournisseur l’a envoyée d’une autre manière? Est-ce vous l’avez vraiment reçue? Vous avez un vague souvenir de l’avoir vue dans les mains d’un de vos collègues, mais en même temps, ça aurait très bien pu être un souvenir datant du mois dernier puisque tous les mois, vous payez les mêmes factures.
  4. Il y a un an, un nouveau système comptable a été implémenté, mais un an plus tard, l’intégration n’est toujours pas finalisée et vous vous retrouvez à entrer les données en double.
  5. Vous vous surprenez à devenir très irrité lorsque votre supérieur vous annonce que la compagnie a un nouveau fournisseur, car vous pensez à toutes les petites tâches répétitives que vous allez devoir faire pour créer ce fournisseur, son numéro, créer les dossiers papiers et les étiquettes. Tout ce travail pour une seule facture!

Vous vous reconnaissez dans ces situations cauchemardesques? Reprenez espoir! Il y a des moyens simples qui peuvent vous éviter de les vivre!

Vous aimeriez améliorer votre processus de comptes fournisseurs? Faites-nous savoir comment nous pourrions vous aider! Nous sommes conscients que chaque organisation fonctionne différemment. Nous serions heureux de mieux connaître votre réalité et vous proposer une solution adaptée! Prenez rendez-vous pour une consultation gratuite.

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