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Gagner du temps et économiser de l’argent en numérisant les processus internes

L’organisme BreastScreen Victoria cherche à minimiser les impacts causés par le cancer du sein en offrant un service de dépistage du cancer gratuit et le plus rapidement possible. Toutes les Australiennes de 50 à 70 ans sont invitées automatiquement à passer une mammographie tous les 2 ans. Les femmes dans la quarantaine peuvent recevoir le service gratuit aussi, mais ne reçoivent pas d’invitation automatique.

Des processus manuels qui ne permettaient plus d’offrir un service à la clientèle optimisé

BreastScreen Victoria comptait offrir 246 000 mammographies gratuites par an et ce nombre ne devait qu’augmenter année après année puisque la proportion des Australiennes de plus de 65 ans ne fera qu’accroitre d’ici 2040.

Ces femmes recevaient au début les invitations par la poste et devaient confirmer par retour de courrier si elles voulaient participer au service. Puis, une nouvelle lettre était envoyée pour leur confirmer le rendez-vous et leur demander l’information nécessaire pour amorcer le dossier. Enfin, une autre communication était nécessaire pour prévenir que le rendez-vous approchait. Les rappels de rendez-vous étaient répétés tous les 2 ans pour chaque femme initialement inscrite.

Par ailleurs, la classification était un enjeu essentiel. Chaque fois qu’une nouvelle femme s’inscrivait au service, il fallait créer un nouveau dossier patient afin de faciliter le travail du professionnel de la santé au moment de la consultation. En récoltant les informations nécessaires par papier, les employés devaient entrer manuellement toutes les informations en complétant ce qu’il manquait. Or, si des informations clefs sur les patientes se perdaient ou étaient erronées, cela compliquait le suivi à la suite de la consultation.

BreastScreen Victoria croulait sous le papier et les tâches manuelles. Ils perdaient beaucoup de temps à gérer les envois et la réception de documents, ce qui les empêchait d’offrir un service optimal aux femmes venant passer leur mammographie.

Ils risquaient de devoir ralentir l’augmentation de mammographies voir de les diminuer, ce qui allait à l’encontre de leur mission première : offrir toujours plus de services gratuits aux femmes le nécessitant.

BreastScreen Victoria voulait pouvoir offrir l’option des communications numériques pour les femmes qui le désiraient. L’organisme désirait aussi réduire le temps passé aux tâches administratives afin de pouvoir se consacrer plus aux mammographies.

Des communications personnalisées et multicanales

Grâce à PlanetPress Connect, BreastScreen Victoria a considérablement amélioré les communications envoyées aux patientes tout au long du processus : invitation, confirmation de rendez-vous et lettres de résultats.
Ainsi, les confirmations d’inscription au programme sont accompagnées d’un formulaire pour l’enregistrement de la nouvelle patiente. Ce formulaire est maintenant envoyé prérempli avec des informations personnalisées sur la destinataire. Cela permet de faire gagner du temps à la patiente concernée, mais aussi au moment du rendez-vous puisque la classification se fait plus rapidement.

Des rappels de rendez-vous peuvent également être envoyés via courriel si la patiente le souhaite. De plus, les demandes d’inscription au programme sont maintenant possibles directement sur le portail Web! 40% des femmes ont choisi ces options numériques et BreastScreen Victoria a pu diminuer ses frais en papier et poste.

Greg Maudsley note que  « Beaucoup de femmes participant au programme ont choisi d’être contactées numériquement et maintenant elles profitent de communications plus personnalisées. Le résultat du projet est allé bien au-delà de nos attentes. »

PlanetPress Connect a permis à BreastScreen Victoria d’emprunter le virage numérique à leur rythme.

Des communications entrantes capturées pour une meilleure gestion documentaire

Notre partenaire Pitney Bowes a permis à BreastScreen d’aller encore plus loin dans l’optimisation de leurs processus. Grâce à la solution ABBYY FlexiCapture, ils capturent les données inscrites par la patiente dans le formulaire d’enregistrement. Les données clefs concernant la patiente sont sauvegardées dans le système central de gestion de patients.

Un deuxième processus ABBYY FlexiCapture a été par la suite mis en place et qui permet d’utiliser l’OCR afin de classer automatiquement deux cents sortes de formulaires papier.

Les deux processus ont permis d’extraire automatiquement 85% des formulaires et de les classer sans aucune intervention humaine. Seules les exceptions sont traitées par les employés.

Par la suite les formulaires d’enregistrement sont donc disponibles numériquement ce qui facilite grandement le travail des employés qui n’ont plus à courir après les dossiers papier des patients et peuvent y accéder en un simple clic. Cela a grandement diminué le risque d’erreurs.

Henry Patishman, directeur des ventes à ABBYY Australie commente :
«Les professionnels de la santé ont gagné tellement de temps en faisant moins de tâches administratives. La solution a aussi donné plus de souplesse à l’interne et permis le partage d’informations à travers l’organisation. L’économie des coûts s’est répercutée directement sur la performance de BreastScreen Victoria qui peut faire le suivi auprès de plus en plus de femmes au fur et à mesure que le programme de mammographies gratuites prend de l’ampleur. »

Pour en savoir plus sur BreastScreen Victoria et leur histoire avec PlanetPress, consultez l’article original.

 

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