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Facturation et expérience client: à faire et à éviter

La facturation est le processus le plus couramment utilisé par une entreprise. Bien qu’elle serve avant tout à être payé, elle donne également une chance d’interagir avec votre client et d’améliorer son expérience. Voici quelques conseils à garder à l’esprit lors de l’envoi d’une facture :

    1. À éviter : envoyer les factures trop rapidement. Si vos produits ou services n’ont pas été livrés au complet ou à la satisfaction du client, l’envoi de votre facture trop tôt peut avoir un effet néfaste sur la relation client.À faire : faites un appel de courtoisie après chaque livraison pour évaluer la satisfaction du client. En cas de problème, un fournisseur proactif peut étouffer les plaintes du client dans l’œuf. Les clients mécontents ne paient pas leurs factures! Grâce à l’automatisation, la mise en place de ce processus n’a pas besoin d’être complexe. Un représentant du service à la clientèle peut automatiquement être invité à appeler le client après la livraison, avec toutes les informations sur la transaction en main.

 

    1. À éviter : compliquer trop les choses. Une facture papier de plusieurs pages qui contient du jargon d’entreprise et qui est difficile à déchiffrer est rebutante et difficile à traiter.À faire : simplifiez ! Gardez uniquement les informations pertinentes sur la facture et supprimez toutes celles qui ne le sont pas pour la transaction ou le compte en question. Une facture claire et facile à comprendre accélère le traitement et le paiement. Assurez-vous que vos clients trouvent que c’est agréable de faire affaire avec vous. Reconcevoir un modèle de facture ne doit pas nécessairement être complexe. Grâce aux outils de composition et à l’automatisation, il est désormais possible, même pour les petites et moyennes entreprises, de revoir la présentation de leurs factures et de la personnaliser pour chaque client, sans avoir à changer de système ou à faire appel à des consultants.

 

    1. À éviter : imposer un seul moyen de communication à vos clients. Vous trouverez peut-être plus facile d’envoyer des factures papier, des factures électroniques ou tout autre type de facture selon vos processus et systèmes. Mais les clients s’attendent à avoir le choix et changeront de fournisseur si nécessaire.À faire : facilitez le paiement pour vos clients ! Papier, courriel, portail, SMS, EDI – vous devez mettre tous ces canaux de communication à la disposition de vos clients si vous souhaitez rester compétitif. Le virage numérique ne doit pas être effrayant. Même les entreprises qui utilisent des ERP ou des logiciels de comptabilité plus anciens peuvent proposer la facturation électronique, sans changer de système ou avoir à se lancer dans de la programmation complexe.

 

    1. À éviter : attendre qu’une facture soit en retard pour commencer à communiquer avec vos clients. Les avis de retard sont désagréables et insensibles. Il est beaucoup plus positif d’utiliser les ressources de votre entreprise pour communiquer sur des sujets plus constructifs.À faire : envoyez plutôt des rappels automatisés. Cela permet à vos clients d’éviter les frais de retard tout en gardant vos interactions conviviales et utiles.

 

    1. À éviter : traiter vos clients de façon impersonnelle. En limitant vos interactions à des fins administratives, vous manquez une occasion de les fidéliser.À faire : tirez profit du processus de facturation pour que vos clients se sentent valorisés. Personnalisez vos factures et proposez des incitations ciblées. Offrez des réductions pour les paiements rapides et des promotions sur des produits ou services supplémentaires, ou proposez du contenu à valeur ajoutée, comme des astuces et des conseils sur l’utilisation de vos produits et services.

 

  1. À éviter : des factures avec des erreurs. Envoyer une facture révisée après l’envoi de la facture initiale crée plus de travail pour vos clients et ne montre pas votre entreprise sous son meilleur jour.À faire : assurez l’exactitude de la facture grâce à l’automatisation. En numérisant et en automatisant des documents tels que des bons de livraison ou de travail, votre service des comptes clients peut avoir accès aux informations plus rapidement et joindre des pièces justificatives à la facturation. Cela aide ainsi les clients à faire correspondre leurs factures et à payer plus rapidement en toute confiance.

Produire des factures efficaces et offrir une bonne expérience client ne nécessite pas nécessairement des processus complexes, intrusifs ou longs. Toutes ces actions peuvent être mises en œuvre étape par étape directement à partir des systèmes de votre entreprise. Laissez-nous vous aider à améliorer votre processus de facturation !

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