Document management

Ne faites plus d’erreurs dans les bons de commande!

Faire des erreurs dans le traitement des commandes a un impact catastrophique sur la satisfaction de la clientèle, et peut même mener à la perte d’un client. Vos clients vont se lasser rapidement de ne jamais recevoir les bons produits achetés ou la quantité demandée!

Le papier : source première des erreurs dans les bons de commande

Évidemment, le problème vient avant tout que vous travaillez avec des bons de commande en format papier. Traiter les commandes manuellement vient forcément avec des erreurs humaines. Il est impossible d’assurer la fiabilité des données à 100 %. Vous devez les saisir dans un système à la main et cette action à elle seule provoque la majorité des erreurs. Il est si facile d’avoir un moment d’inattention lorsqu’il faut saisir ligne après ligne et chiffre après chiffre, surtout une grosse commande!

Des pertes de documents qui engendrent des erreurs dans la facturation

De plus, vous arrive-t-il de perdre des bons de commande ? Traiter du papier vient souvent de pair avec le fait de perdre des exemplaires ou de faire des erreurs de classement et d’archivage. Cela peut poser problème lorsque vient le temps de facturer la commande à un client, s’il vous est impossible de prouver que les produits et services livrés correspondent à ce qui a été commandé. Cela engendra des erreurs dans le reste du cycle de facturation. Vos clients n’aimeront pas recevoir une facture qui ne prend pas en compte ce qu’ils ont reçu vraiment. Peut-être qu’ils ne la payeront même pas!

Passer à la numérisation des documents ne règle pas tous les problèmes

Peut-être avez-vous commencé à scanner vos documents au lieu de les rentrer à la main? Par contre, si votre processus de commandes n’est pas informatisé, il y a des chances que les bons de commande ne soient pas uniformisés. Vous perdez alors du temps à faire le lien entre les informations écrites par vos clients et ce que vous avez besoin exactement de rentrer dans votre système de comptabilité. De plus, les systèmes se basant sur la reconnaissance optique de caractères ne sont pas fiables et laissent passer beaucoup d’erreurs.

Des astuces pour diminuer les erreurs dans le traitement de vos bons de commande

Saviez-vous qu’il existe des manières simples d’optimiser votre processus de bon de commande en profondeur et à votre rythme? Ces solutions ne demandent pas de gros investissements, mais permettent au bout du compte de diminuer énormément les erreurs. Cela vous permettra de réduire le délai moyen de paiement par client et en bonus, vos clients aimeront l’expérience de commander vos produits et voudront la réitérer!

Voici donc quelques astuces pour diminuer les erreurs dans le traitement de vos bons de commande :

  1. Demandez à recevoir des bons de commande en format PDF. Pensez-y, si vos clients peuvent imprimer leurs commandes d’achats, ils peuvent créer des versions PDF.
  2. Saisissez les données des bons de commande avant leur impression.
  3. En extrayant les données directement des PDF sans numérisation ni reconnaissance optique de caractères, vous court-circuitez les erreurs à la source.
  4. Assurez-vous que des données exactes sont entrées dans le système de commande en plaçant des alertes s’il manque une donnée essentielle.

Et pour ne plus perdre de documents?

  1. Les commandes soumises en format PDF comportent des métadonnées qu’il est possible de convertir automatiquement en information d’indexage, assurant par le fait même que vous pourrez récupérer en tout temps les bons de commande que vous avez reçus.
  2. Automatisez l’indexage dans un système de gestion documentaire et ne perdez plus de documents!

Vous aimeriez améliorer votre processus de bons de commande? Faites-nous savoir comment nous pourrions vous aider. Nous sommes conscients que chaque organisation fonctionne différemment. Nous serions heureux de mieux connaître votre réalité et vous proposer une solution adaptée! Prenez rendez-vous pour une consultation gratuite.

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