Document management

ECM: le point sur la gestion de l’information des entreprises

Le marché global de la gestion documentaire (ECM pour « Enterprise Content Management ») est en pleine expansion depuis plusieurs années. Selon une prédiction du Grand View Research, le marché devrait dépasser les 93 millions de dollars américains d’ici 2025.

Les compagnies ont bien compris qu’elles ont besoin d‘un outil de gestion des contenus pour des raisons d’organisation et de logistique. Elles doivent pouvoir retrouver facilement toutes les informations qu’elles ont stockées et y avoir accès depuis plusieurs endroits. Toutes ces données, que ce soient des documents papier ou des données digitales, sont essentielles pour vendre leurs produits ou services, gérer les affaires mais aussi avoir une meilleure relation avec leurs clients.

Parmi la panoplie d’outils et de technologies qui s’offrent à elles, voici pourquoi les entreprises se tournent vers la gestion documentaire (ou ECM).

Pourquoi les entreprises ont besoin d’un outil de gestion documentaire (ECM)

Le nombre de documents et de données gérées au quotidien par une entreprise est colossale. La preuve, selon une recherche IDC, les employés passent environ 2H30 par semaine à chercher des documents. Il est dès lors évident qu’adopter un outil pour gérer les informations de l’entreprise va favoriser une meilleure productivité. Cela va donc permettre aux employés de gagner du tempsmais aussi d’autres avantages, comme :

  • Éviter la perte d’informations:  avoir un outil pour gérer, ordonner et stocker toutes les informations utiles à l’entreprise permet justement de rendre ces informations plus accessibles. Un tel outil permet d’automatiser l’archivage dans un format digital et de mettre en place un système d’index par exemple, pour rendre les informations faciles à retrouver. Cela a une incidence positive sur l’expérience client car toutes les informations le concernant sont centralisées au même endroit; évitant ainsi des délais de traitement trop long ou la perte de documents. Dans la gestion de documents transactionnels, cela permet aussi de faciliter la résolution de dettes car toutes les preuves nécessaires sont directement et facilement accessibles.
  • Permettre la conformité à certaines lois: avec un ECM, les entreprises ont plus de contrôle sur les données manipulées dans l’entreprise, sur leurs contenus ou leur traitement. En effet, certaines compagnies doivent suivre des règles strictes concernant les données de leurs clients. Un outil de gestion de données permet d’avoir plus de visibilité et de mettre en place un processus sécurisé pour stocker les données mais aussi pour contrôler leur accès. Dans le cas du RGPD, cette étape est cruciale afin d’assurer aux utilisateurs que leurs données sont bien protégées ou pour leur donner accès.
  • Favoriser la digitalisation: les outils de gestion documentaires permettent de digitaliser les documents en capturant les données qu’ils contiennent. Les documents digitaux peuvent alors être accessibles de partout, en tout temps. Encore, ceci rend possible les signatures électroniques, ce qui est un gain de temps et un gage de sécurité pour les entreprises mais aussi pour les clients. D’ailleurs, selon AIIM, « signer un document » est la première raison pour laquelle les compagnies utilisent encore des documents papier. En rendant cette fonctionnalité digitale, les entreprises vont également faire des économies sur leurs coûts de papier.

L’intérêt d’un ECM : au-delà de la productivité

Les ECM aident donc les entreprises à être plus efficaces et plus productives en leur permettant de créer, capturer, gérer, stocker, indexer et partager leurs données ou documents. Cela leur donne donc la capacité de prendre en main chaque étape du cycle de vie d’un document.

Mais dans la réalité digitale et multicanale d’aujourd’hui, les entreprises ont besoin d’aller plus loin.  De se pencher non pas seulement sur les données entrantes mais aussi sur celles sortantes de l’entreprise. En d’autres termes, il est temps pour elle de repenser leur communication avec leurs clients et notamment : proposer des contenus personnalisés, laisser le choix du canal de prédilection au destinataire ou encore automatiser l’envoi de certains documents. En faisant tout ça, elles ouvriront la voie à une meilleure expérience utilisateur.

Il existe certaines technologies compatibles avec des ECM qui permettent de capturer les données avant qu’elles ne sortent du système de l’entreprise et avant même qu’elles ne soient imprimées. Les compagnies peuvent dans ce cas assumer une double tâche : la gestion des données en interne grâce aux ECM et la gestion de la diffusion de ces données, à l’externe. Si vous voulez en savoir plus sur cet outil, n’hésitez pas à demander à discuter avec un de nos conseillers!

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