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Composez plus facilement vos communications clients

Saviez-vous que selon l’Institute of Financial Operations, plus de 70 % des entreprises envoient de 1 000 à 10 000 factures  par mois! Or, 53 % des communications transactionnelles sont encore envoyées par courrier. Les processus d’envoi de courrier sont cruciaux pour la bonne santé financière d’une entreprise puisqu’envoyer des factures est la première étape pour pouvoir se faire payer: la facture doit partir à temps, être livrée à la bonne personne, ne pas être mélangée avec une autre facture et surtout, doit être traitée efficacement.

En plus de devoir faire attention à toutes ces contraintes d’envoi, les responsables de salles d’impression et de courrier doivent de plus en plus répondre aux exigences des autres départements pour générer des communications clients plus souples, plus interactives ou plus personnalisées.

Ainsi, 20 %* de ces responsables ont déclaré à l’AIIM que le plus grand bénéfice d’un système de gestion de l’envoi de courrier est de pouvoir gérer le design des gabarits.

Par exemple, 42 %* de ceux-ci ont besoin de gérer plusieurs obligations légales concernant la mise en page du courrier et plusieurs visuels de marques (branding). Un autre 23 %* des répondants doivent travailler avec plusieurs langues et personnaliser leurs communications selon l’origine du destinataire.

Mais bien souvent, les communications sont issues de systèmes archaïques qui rendent difficile l’optimisation des documents. Par conséquent, les changements et les envois sont fréquemment gérés manuellement, avec tous les risques d’erreurs et de non-conformité que l’on peut imaginer.

Adapter la composition de vos documents plus facilement avant leur envoi

Saviez-vous qu’il existe des manières plus simples de transformer vos processus d’impression et d’envoi de courrier en profondeur et à votre rythme? Ces solutions ne demandent pas de gros investissements, mais permettent au bout du compte d’optimiser le traitement de l’impression et du courrier.

Ainsi, Y.K. Almoayyed & Sons  nous a expliqué comment l’adaptation du design de leurs documents clients est devenue beaucoup plus agréable : “ C’est facile de changer les marques d’entreprise, d’ajouter des messages personnalisés, de modifier les modalités ou de faire toute autre modification. Nous pouvons nous occuper du design et de la mise en page des documents sans avoir à toucher à la programmation d’un système ou d’une application. Avec une plus grande flexibilité de modification de documents, il est facile de rajouter des campagnes promotionnelles sur les documents destinés aux clients.”

Vous voudriez vous aussi composer plus facilement vos communications?

Voici donc quelques exemples de gains rapides pour votre entreprise :

  1. Installez un système middleware qui intercepte les données de vos systèmes en place et réalise les changements aux documents sans intrusion.
  2. Jouez avec la mise en page des documents.
  3. Supprimez les éléments non pertinents des factures.
  4. Réduisez le nombre de pages quand il est possible.
  5. Ajoutez des codes-barres variables pour l’inséreuse selon chaque envoi.

Vous désirez mettre en place ces étapes ou encore aller plus loin? Contactez-nous afin de voir comment vous pourriez améliorer vos processus d’envoi et d’impression, grâce à des actions rapides et faciles à mettre en place.

 

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