Customer Experience

Communiquez avec vos employés comme s’ils étaient vos clients

Parce que les employés d’une entreprise sont comme des clients, ils ont eux aussi besoin de communications spécifiques et personnalisées.

Isabelle Descarries, Vice-Présidente des Ressources Humaines chez Objectif Lune, partage cet avis. Travaillant depuis plus de 15 ans dans l’entreprise, elle a mis en place au fil des années ses propres processus pour communiquer avec les employés et gérer les informations les concernant.

Pour la première fois cette année, Isabelle a eu l’idée de faire parvenir aux employés un document qui reprend leur historique en termes de rémunération, d’avantages sociaux et d’augmentations de salaires depuis leur entrée en fonction dans l’entreprise. Cela donne aux employés une vision claire et précise de leur situation salariale.

Pour y arriver, cela requiert d’agréger des informations complexes et personnalisées, provenant de plusieurs sources et systèmes différents. Isabelle a donc voulu utiliser notre outil OL Connect, car il permet d’utiliser toutes les données récoltées et de les mettre en forme automatiquement dans un seul document. Mais cela nécessite qu’Isabelle revoit son processus de création de documents…

Un outil qui s’adapte à vos besoins

Changer ses habitudes et ses processus peut être déroutant. Le plus déstabilisant pour Isabelle, c’était surtout de savoir par où commencer. Habituée à gérer ces tâches manuellement, elle avait l’impression qu’utiliser OL Connect allait être un travail lourd et fastidieux. « La complexité pour moi, c’était de savoir comment monter mon fichier de données pour arriver à les exploiter comme j’aimerais ».

C’est pourquoi l’aide d’un conseiller technique peut être très utile. Isabelle a alors fait appel à Philippe Fontan, Directeur technique de produit, pour la guider dans OL Connect tout en s’adaptant à sa propre démarche.

Après avoir exporté les données des différents systèmes dans un format compatible (CSV), Philippe les a intégrées dans le data mapper de OL Connect, pour leur attribuer une place de destination sur le document final. Il a aussi fallu imaginer un modèle de présentation des données, facile à lire pour les employés. Le travail aurait pu s’effectuer directement dans OL Connect, mais Isabelle avait déjà imaginé quelque chose dans un document Word. Il a suffi donc d’exporter le design imaginé par Isabelle en PDF et ensuite l’intégrer dans OL Connect en quelques clics!

Les avantages d’OL Connect pour les communications internes

En utilisant OL Connect, Isabelle a surtout gagné un temps considérable. Produire les documents de façon traditionnelle aurait pu lui prendre plus d’une semaine! Mais en utilisant OL Connect, elle a réduit son temps de travail : « J’aurais pu le faire sans OL Connect mais ça m’aurait pris un temps fou. À la place, cela nous a pris environ deux jours de travail. Maintenant que tout est en place, l’an prochain cela ne nous prendra plus qu’une heure! ».

En effet, en utilisant OL Connect, Isabelle a capitalisé son travail à long terme. L’an prochain, la mise à jour des données sera très rapide car tous les paramètres sont bien conservés dans le logiciel.

Enfin, Isabelle apprécie aussi particulièrement la flexibilité du logiciel : « à un moment donné je me suis rendu compte que j’avais oublié de mettre l’ancienneté des employés dans mon fichier. Mais le calcul avait déjà été fait par OL Connect ». OL Connect ne se limite donc pas à une agrégation de données mais il peut également les manipuler et les mettre en forme.

Une expérience positive à décliner dans le futur

Cette année, Isabelle a distribué ces documents aux employés en version papier. Mais maintenant que le processus est bâti dans OL Connect, elle pourra proposer une version électronique si elle le désire. Elle aura le choix de l’envoyer par e-mail ou même de pousser ces données sur une page web propre à chaque travailleur. Pour les employés de longue date, les informations reprises sur ce document sont parfois nombreuses. Le portail permet alors de donner une meilleure visibilité et de faciliter la navigation dans le document.

À long terme, une idée a aussi germé : utiliser OL Connect pour personnaliser les communications automatiques envoyées par le système de gestion des ressources humaines, pour les rendre plus pertinentes. Un prochain défi pour Isabelle et Philippe dont on vous donnera certainement des nouvelles!

Vous voulez vous aussi personnaliser et automatiser vos communications pour vos employés? Objectif Lune peut vous accompagner pas à pas dans cette démarche! N’hésitez pas à contacter un de nos conseillers!

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