Document management

Comment Objectif Lune a optimisé ses processus de soumissions

J’ai commencé à travailler pour Objectif Lune il y a quelques mois et je suis toujours en quête d’exemples concrets d’utilisation de nos produits. Pour ma connaissance personnelle mais aussi pour nos lecteurs! En discutant avec Charles Boulanger et Maria Morante, ils m’ont expliqué comment Objectif Lune a optimisé ses processus de soumissions. Cela fait plusieurs années de cela mais j’avais envie de la partager avec vous car cela est toujours d’actualité et est un bon exemple de passage au numérique.

Charles Boulanger est Directeur des ventes Canada et Maria Morante est vice-présidente des opérations. Tous les deux travaillent au quotidien avec nos revendeurs et nos clients. Ils doivent gérer les opportunités et prospects provenant de nos différents bureaux de ventes partout dans le monde.

Pour eux, un élément crucial dans la numérisation d’Objectif Lune a été l’adoption d’un CRM et l’utilisation de PlanetPRess. Cela nous a permis d’harmoniser le processus de création de soumissions et de générer des documents standardisés ET personnalisés. Le département des ventes gère les opportunités et les pistes commerciales partout dans le monde. Voici plus en détails le passage à cette solution, et les bénéfices qu’ils en retirent aujourd’hui.

Un besoin de centralisation des informations pour créer des soumissions

Notre entreprise compte une quinzaine de bureaux de vente partout dans le monde. Chacun des bureaux avait alors sa propre méthode pour gérer les opportunités et les ventes.

Pour réaliser une soumission, les vendeurs devaient consulter des fichiers Excel reprenant les informations sur les produits, les prix et les escomptes éventuels. Chaque vendeur était libre d’utiliser l’outil et le gabarit qu’il désirait. Manipuler un grand nombre de fichiers était propice aux erreurs et il n’y avait pas de visibilité globale sur l’état des ventes. Il fallait appeler chaque bureau pour obtenir des informations vite obsolètes. Produire des prédictions prenait donc beaucoup de temps sans assurer une grande fiabilité dans les données.

Nous avions donc besoin d’un outil pour centraliser et standardiser la procédure afin d’émettre des soumissions sans erreur et sans perte de temps.

Le passage au CRM pour harmoniser les procédures de soumission

Aadopter un système CRM nous a permis de regrouper dans un seul endroit toutes les informations sur les produits, les prix et les escomptes. Le but était d’harmoniser la procédure de soumission grâce à un outil unique que chacun peut utiliser.

Cela permet aussi aujourd’hui d’avoir une meilleure vue sur toutes les soumissions et l’état des ventes, en tout temps. Nous sommes donc en mesure de produire des prédictions fiables et d’avoir une visibilité générale sur le nombre d’opportunités et de soumissions en cours. Nous avons désormais une meilleure gestion et répartition des tâches entre les employés grâce au cycle de vente déployée par le CRM.

L’utilisation de PlanetPress pour plus de personnalisation et d’automatisation

Mais nous avions envie de continuer sur notre lancée d’optimisation. Nous voulions pouvoir créer des communications clients personnalisées et qualitatives. C’est pourquoi nous utilisons en plus de notre CRM, notre propre solution « PlanetPress ».

Avec PlanetPress, nous pouvons créer des conditions qui permettent de personnaliser la soumission. On peut choisir les escomptes, la langue du document, la devise ou même le format du papier. Par exemple, en France, l’adresse de facturation se met à gauche du papier alors que dans tous nos autres bureaux c’est l’inverse. PlanetPress nous a permis de répondre à ce besoin en quelques clics.

L’utilisation est d’ailleurs très simple. Le représentant des ventes utilise le CRM pour créer sa soumission en choisissant les différents paramètres. Au moment de cliquer sur le bouton « impression », PlanetPress va formater l’information sur la soumission à partir du CRM. Notre logiciel va donc créer automatiquement le document avec le bon design et les bonnes informations. L’utilisateur peut alors recevoir le document par courriel, en PDF ou l’imprimer. Il peut ensuite le stocker sur notre serveur.

Combiner CRM et PlanetPress, que des bénéfices

De prime abord, le passage au CRM pouvait sembler fastidieux pour les utilisateurs. Ils avaient parfois le sentiment que cela prend plus de temps pour remplir un formulaire préformaté. Par exemple, le logiciel ne permet pas à nos vendeurs de laisser un champ vide. Cela requiert donc un peu plus de rigueur. Mais au bout du compte, ces efforts sont aujourd’hui récompensés par l’accès à une information standardisée et harmonisée. De cette manière, on s’assure de posséder toutes les informations. Il y a moins d’erreurs, une meilleure visibilité des activités et cela facilite les prédictions. De nombreux bénéfices dont profite Objectif Lune depuis toutes ces années!

Vous voulez vous aussi améliorer vos processus de soumissions? Nous pouvons vous accompagner dans ce changement, à votre rythme! N’hésitez pas à prendre contact avec un de nos spécialistes, pour découvrir vous-même notre outil en action!

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