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Comment l’automatisation vous permet d’atteindre vos objectifs de conformité

Les entreprises sont assujetties de plus en plus sévèrement à des normes internationales ou à des politiques propres à leur secteur d’activité. Dans chaque pays, des réglementations ont été mises en place pour gérer les transactions financières. Les entreprises doivent aussi s’assurer d’être conformes aux demandes des fournisseurs au risque de payer des pénalités financières pour retard de paiement ou de production. Lorsqu’il est question de transactions financières, on voit aussi de plus en plus que les clients exigent un sceau de conformité avant de faire un achat. Ceux qui refusent de s’y conformer risquent de perdre  leur clientèle, au profit d’un concurrent plus enclin à respecter de près les normes.

Or, ces enjeux de conformité sont complexes à respecter pour de nombreuses petites et moyennes entreprises (PME) qui n’ont pas forcément les moyens pour se faire encadrer et conseiller de près

Un défaut de conformité peut donner lieu à d’importantes difficultés allant à des retards de livraison jusqu’à l’imposition de pénalités et même d’accusations au criminel.

Bref, la conformité en général est devenue un enjeu crucial pour les PME.

Mais alors comment s’en sortir?

Avez-vous déjà pensé à vous faciliter la vie au niveau même des opérations?  Ainsi, il pourrait être judicieux de vous procurer un outil qui permet de lier les étapes de votre cycle d’approvisionnement et de les automatiser pas à pas, afin de vous permettre d’atteindre plus facilement et rapidement vos objectifs de conformité.

Mais pourquoi l’automatisation joue un rôle lorsqu’il est question de conformité?

Pour cinq raisons évidentes que voici.

Moins d’erreurs humaines

L’automatisation permet d’éviter les risques d’erreurs humaines. Dans le cas de conformité aux lois financières ou aux ententes commerciales, une honnête erreur ne peut jamais être utilisée pour se protéger. Plus un document doit passer entre les mains de divers employés, plus le risque d’erreur augmente. Ainsi, saviez-vous qu’il est estimé que 5% des factures d’une compagnie doivent être recréées car elles ont été mal classée ou perdues? Il faut alors les réimprimer et on risque de se retrouver en retard de paiement et de n’être plus conforme aux ententes commerciales.

Assurance que les dates butoirs sont respectées

Évidemment, en automatisant certaines étapes, vous vous assurez d’aller plus vite dans votre processus, ce qui vous permet de respecter au mieux les délais très serrés pour payer vos fournisseurs. Par ailleurs, vous pourriez automatiser votre processus d’émission de chèques. Non seulement vous gagnez du temps, mais en plus le suivi devient plus facile; puisqu’on peut retourner en arrière afin de vérifier quand et pourquoi l’émission d’un chèque a été autorisée.

Des documents à jour et toutes les sections requises  présentes

De l’information à jour signifie moins d’erreurs et moins de temps passé à vérifier les documents ainsi que moins de cheveux blancs. Vous pouvez aussi mieux gérer les appels de vos clients ou fournisseurs, qui vous recontactent car les documents envoyés ne contiennent pas toutes les parties requises!

Archivage des documents facilité

L’archivage devrait être automatique. Vous devriez pouvoir créer un fichier index pour tout document créé, facilitant ainsi la récupération de l’information. En outre, vous pourriez intégrer les données d’indexation à un code à barres, pour que le document soit automatiquement classé à l’endroit voulu après la numérisation.

Lorsqu’un auditeur viendra vérifier les documents plusieurs mois plus tard, vous n’aurez pas à passer des journées entières à tenter de les retrouver. Et encore mieux, vous ne courrez plus le risque de ne jamais retrouver le document exigé pour obtenir l’approbation de l’auditeur.

Une communication plus pertinente

Vous pouvez gagner temps et argent et être plus facilement conforme si vous avez la possibilité d’écouter et d’automatiser les processus à la suite d’actions comme les clics d’un client dans un courriel, les réponses aux communications SMS et la lecture des codes QR.

Les documents peuvent être simultanément imprimés ou produits au format numérique. Leur destination peut être programmée à l’avance en fonction des besoins des destinataires ou de la logique commerciale (publication sur le Web, courriel, télécopie ou même courrier traditionnel).

 

L’optimisation est un processus en continu et n’ayez crainte, vous n’avez pas à automatiser toutes les étapes de votre cycle en un clic. Allez-y à votre propre rythme mais lorsque vous aurez simplement commencé à automatiser chaque brique de votre cycle d’approvisionnement, vous verrez que la conformité ne vous paraîtra plus aussi complexe et inatteignable.

Vous désirez en savoir plus? Visitez notre site Web, PlanetPress Connect peut vous aider à atteindre vos objectifs de conformité.