BlogHeader-1280_FieldServiceManag

Choisir une solution complète pour la gestion des services sur le terrain

Saviez-vous que 80% des impressions dans une entreprise sont reliées à des transactions? On parle ici de factures, bons de commandes, bons de livraison ou encore de confirmations de paiement. Et pourtant, la majorité de ces documents ont été originalement créés électroniquement.  Quelle perte de temps et d’argent pour l’entreprise, de finir par les imprimer!

Et si un outil vous permettait de sauter plusieurs étapes fastidieuses de votre processus transactionnel?

Si une bonne part de votre personnel se trouve sur le terrain, vous avez tout intérêt à commencer à implanter une solution mobile. Le Groupe Aberdeen a récemment trouvé que 82% des organisations offrant un service sur le terrain identifiaient l’optimisation de leur mobilité comme un facteur clef de leur stratégie des 12 prochains mois

Cependant, il ne suffit pas de choisir un appareil mobile facilitant le travail de vos employés.   Plusieurs autres critères touchant l’ensemble de l’organisation sont à considérer.

Car, finalement, le véritable besoin est plutôt d’optimiser l’ensemble des étapes d’un processus transactionnel et pas seulement celle sur le terrain.

Un processus transactionnel comprend plusieurs étapes cruciales en dehors de la prise d’information sur le terrain et il est important de s’assurer aussi de les automatiser.  Chaque jour, dû à des erreurs au cours de la chaîne de paiement, les compagnies ne sont pas en mesure de récolter l’argent auprès de leurs clients.

Il faut que la technologie choisie ne soit pas seulement composée d’une flotte d’appareils mobiles mais bien qu’elle devienne une solution tout-en-un, permettant l’automatisation de l’ensemble du processus transactionnel.

Ainsi, il y a donc quatre éléments à penser avant de choisir un outil de gestion des services sur le terrain.

Utiliser le plein potentiel du numérique

Toujours selon Aberdeen, moins de 36% des compagnies sont capables d’ajouter du contenu visuel ou interactif à leurs informations récoltées sur le terrain. Ces compagnies ont bien des appareils mobiles mais n’utilisent pas le plein potentiel qu’offre le numérique. Se débarrasser du papier, c’est bien. Mais il est encore mieux d’en profiter pour rehausser le niveau des communications envoyées! Ainsi, par exemple, lors d’une livraison, si un colis a été endommagé, le livreur pourrait prendre en photo les dommages et directement ajouter l’information au dossier du client en question!

Assurer la sécurité

La sécurité est un enjeu essentiel de nos jours. Et lorsqu’il est question de mobilité de l’information, garantir la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des documents est encore plus crucial. Par exemple, il est essentiel d’assurer une bonne gestion des utilisateurs. Vos employés ne devraient voir  et modifier que ce qu’ils ont besoin dans le cadre de leur travail. Par ailleurs, il est essentiel de pouvoir conserver de façon sécuritaire les documents aussi longtemps qu’il est nécessaire sur le serveur central tout en gardant le choix de configurer le temps désiré de stockage sur l’appareil mobile lui-même. Finalement, il est évident que les communications entre le terrain et le bureau doivent pouvoir être chiffrées.

L’automatisation des processus

J’ai mentionné plus haut qu’il était important d’avoir une vision globale de votre besoin en technologies sur le terrain. Tant qu’à révolutionner le travail de vos employés sur le terrain, il est judicieux d’en profiter pour améliorer toutes les étapes de la chaîne de paiement. Ainsi, Aberdeen note que 62% des entreprises voudraient améliorer l’échange d’information entre le terrain et ce qui se passe au bureau. C’est bien là que je vois la vraie valeur ajoutée d’une technologie de gestion des opérations sur le terrain.

Une fois que l’information a été récoltée il faut maintenant qu’elle soit transférée aux bonnes étapes suivantes. Les documents peuvent se perdre ou être endommagés au cours de plusieurs étapes (par le livreur, le service à la clientèle ou encore pendant le processus de numérisation). En général, 5% des factures d’une compagnie doivent être créées à nouveau.

Le papier est associé à de nombreuses erreurs. Le temps qui s’écoule entre deux étapes (ex: du remplissage d’un document à sa numérisation) contribue à augmenter l’inefficacité. Il est important de minimiser ce temps et de réduire l’inertie entre les étapes pour accélérer les processus, grâce à l’automatisation des tâches.

Ainsi, l’étape de la récolte de l’information est essentielle à automatiser mais elle ne devrait pas être la seule optimisée.

Imaginez qu’il soit possible, suite à la livraison, de déclencher automatiquement l’envoi de la confirmation de livraison et la facture au client par courriel, tout en faisant suivre une copie au service à la clientèle et en mettant à jour les informations dans le CRM.

L’intégration avec vos systèmes

Mais justement, comme le processus transactionnel dépend de données provenant de plusieurs sources, la solution tout-en-un doit servir de chef d’orchestre afin de faire fonctionner harmonieusement l’ensemble de ces systèmes. Connecter les données des systèmes ERP, CRM, ou encore des services comptables avec les données récoltées sur le terrain, permet d’offrir un meilleur service à la clientèle et garantit plus de productivité de l’ensemble de vos employés (et pas seulement de ceux sur le terrain!).

Vous avez alors beaucoup plus à gagner qu’en choisissant une solution d’entrée de gamme, mais qui couvrirait uniquement les besoins de collecte d’information sur le terrain et non pas celui plus complet d’améliorer toutes les étapes des processus régissant votre entreprise!

Vous pensez que c’est compliqué de trouver cet outil parfait et que ce n’est réservé qu’aux plus grandes entreprises? Reprenez espoir et venez jeter un coup d’œil à notre produit Capture OnTheGo.

0