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Centralisez vos petits travaux d’impression dans vos processus internes

Petites ou moyennes entreprises sont souvent amenées à produire du courrier de petit volume qui ne passe pas par le service interne d’impression. Aussi, certaines entreprises ne possèdent tout simplement pas de service dédié à l’impression ou au courrier.

Chaque département peut alors être amené à produire et envoyer du courrier ponctuel. C’est-à-dire, qui répond à ses propres besoins et à ses propres échéances, sans consulter les autres départements. L’impression et l’envoi du courrier se fait au compte-goutte, de manière déstructurée. Or, si l’entreprise pouvait rassembler ses efforts, elle pourrait optimiser l’impression et profiter de rabais postaux. Mais pas seulement!

En effet, selon IDC (International Data Corporation) les coûts liés à la production de documents représentent entre 5 et 15% des revenus d’une entreprise. Mais en mettant en place un système pour mieux gérer l’impression et l’envoi de courrier, les entreprises peuvent économiser jusqu’à 30% sur les coûts d’impressions. Alors comment centraliser ce courrier et le ramener dans les processus de l’entreprise?

Rassembler les demandes d’impressions pour rentabiliser les envois

En implémentant un logiciel de gestion documentaire, l’entreprise peut centraliser les demandes. Elle peut organiser, trier et prioriser les impressions.

Au lieu de traiter des requêtes isolément, les employés n’ont qu’à soumettre leur demande via le logiciel. Celles-ci sont examinées et rassemblées par lots de même taille, poids ou échéance pour optimiser l’impression et l’envoi et diminuer les coûts postaux.

Des règles peuvent être paramétrées dans le logiciel pour prioriser les impressions et déterminer les modalités techniques et logistiques : recto-verso, couleurs, logos ou encore si l’envoi est urgent ou à envoyer par recommandé par exemple.

Plus de contrôle et de traçabilité des courriers

En réintégrant les petites demandes d’impression dans un processus interne, l’entreprise bénéficie d’une meilleure visibilité sur les demandes d’impressions et les envois. Quand on sait que 90% des compagnies n’ont pas de données sur leurs dépenses en matière d’impression (Gartner), cette information est primordiale pour rentabiliser le processus.

L’entreprise peut ainsi avoir plus de contrôle sur les envois et s’assurer de la conformité de toute ses communications. Les courriers comportent également moins d’erreurs : le logiciel garantit que les adresses sont correctes et complètes. Grâce à un système de code-barres, les documents peuvent ensuite être directement insérés dans les enveloppes correspondantes. Enfin, l’entreprise peut garder une trace de l’envoi et ensuite archiver une copie soit physiquement, soit virtuellement si nécessaire.

Optimiser le courrier sortant : des avantages pour la relation client

Optimiser l’impression et l’envoi de courrier sortant ne signifie pas produire plus. Mais plutôt que la production sera de meilleure qualité. Imprimer à tout va les courriers est très onéreux pour l’entreprise. Et cela peut être très irritant aussi pour le destinataire de recevoir autant de courrier papier.

En ayant une meilleure vue sur toutes ses requêtes d’impression, l’entreprise peut déterminer quel est le meilleur média pour chaque communication. Est-ce que ce courrier doit être envoyé uniquement en papier ou bien aussi par email? La version digitale suffit-elle? La compagnie peut profiter pleinement des options multicanales et améliorer l’expérience utilisateur en choisissant le média attendu par ses clients.

Mais surtout, les communications sont améliorées. Les impressions sont plus qualitatives car mieux contrôlées et elles peuvent être plus rapides. Puisqu’il est possible de planifier l’impression et l’envoi du courrier, celui-ci peut être envoyé au moment opportun. Grâce à l’anticipation, l’entreprise gagne un temps considérable et s’assure un effet positif chez ses destinataires.

Vous voulez vous aussi optimiser vos tâches d’impressions et d’envoi de courriers ponctuels? Nous avons la solution qui vous convient, sans perturber vos systèmes existants! N’hésitez pas à consulter notre site web et demander à parler à nos conseillers.

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courrier sortant