CNW_OM - 1280x425

Centraliser les travaux d’impression et de courrier pour plus d’économies

Avez-vous déjà vérifié le temps et l’argent que vous pourriez gagner en centralisant l’ensemble des petits travaux d’impression et de courrier lancés chaque jour dans chaque département de votre entreprise ?

La plupart des organisations négligent l’importance des frais liés à ce genre de travaux ponctuels. Pensez aux lettres de bienvenue, aux soumissions, contrats, lettres de créance ou encore aux rappels en tout genre envoyés spontanément aux clients et fournisseurs. Le personnel d’administration de chaque département traite ce genre de document constamment.

Ces envois sont coûteux, car ils requièrent du papier à en-tête et des enveloppes préimprimées. Il y a l’encre, l’affranchissement, les frais liés à la gestion des équipements et des stocks, et tout cela s’additionne dans chaque département. Or, il est très difficile d’assurer un suivi et de savoir exactement combien cela coûte.

Des coûts d’impression récurrents propres à chaque département

Dernièrement, nous avons justement eu la chance d’aider un de nos clients en Europe à améliorer et réduire les coûts liés à l’impression et le courrier dans tous les départements de l’organisation.

Le client est un organisme du gouvernement anglais local situé dans le nord-ouest du Royaume-Uni.  Chaque année, ils imprimaient 1,2 million de documents, provenant de différentes sources, surtout de leur département gérant les salaires et avantages sociaux.

Il y a quelques années, ils avaient réussi à réduire considérablement les coûts liés aux activités planifiées mensuellement.

Ils se rendaient toutefois compte qu’il y avait encore beaucoup à faire, notamment lorsqu’ils regardaient l’ampleur des tâches d’impression gérées indépendamment par chaque département. Elles n’étaient pas structurées et étaient rarement planifiées.

Des envois non planifiés très coûteux en temps et argent !

Ainsi, après étude, ils ont constaté que chaque année, 2 millions de documents étaient imprimés dans les différents départements de l’organisation! La gestion de ces impressions ad hoc impliquait plusieurs problèmes :

  • Main-d’œuvre très coûteuse pour le traitement manuel des documents ;
  • Temps associé à l’impression, à l’insertion et au classement manuel ;
  • Coûts postaux élevés, sans possibilité de réduction supplémentaire ;
  • Coûts du papier à en-tête préimprimé et absence de regroupement ;
  • Coûts de maintenance inutiles associés à la machine à affranchir.

Le regroupement ad hoc de l’impression et du courrier : des économies à grande échelle

L’organisation a donc acquis une solution centralisée qui leur a permis de reprendre le contrôle du courrier ad hoc des différents services internes. Ils ont pu regrouper et fusionner l’ensemble de ces travaux ponctuels avec le flux d’opérations du courrier planifié habituel.

Le service central Impression est maintenant responsable de tout le courrier entrant et sortant, peu importe qu’il soit planifié ou non. En centralisant tous les travaux, la procédure de contrôle et l’intégrité du courrier ont été grandement améliorées ! Les employés de chaque département qui autrefois perdaient beaucoup de temps à gérer ces impressions ponctuelles ont pu enfin se consacrer à des tâches liées à leur domaine d’affaires.

De plus, la solution de regroupement ad hoc de l’impression et du courrier a permis de nombreux avantages :

  • Obtention d’une certification propre au Royaume-Uni qui permet d’accéder à des réductions postales encore plus intéressantes ;
  • Regroupement et rationalisation de tous les coûts de papier à en-tête préimprimé ;
  • Réduction significative des tâches nécessitant beaucoup de main-d’œuvre pour traiter les documents ;
  • Élimination des coûts élevés liés à la maintenance des machines à affranchir ;
  • Économies de plus de 500 000 £ par an pour le courrier uniquement !

Êtes-vous prêt à gagner beaucoup de temps et d’argent en consolidant vos travaux ad hoc?

Vous pourriez, vous aussi, tirer mieux profit de ces travaux ad hoc! Objectif Lune a mis en place une solution qui permet d’économiser considérablement des coûts en consolidant et automatisant les travaux d’impression et les envois de courrier ad hoc. Prenez rendez-vous pour une consultation gratuite !

0
centraliser travaux d'impression et de courrier