Field service management

Bien utiliser ses bons de livraison pour accélérer le paiement des clients

L’objectif de votre entreprise est bien sûr d’offrir un service ou produit de qualité à vos clients. Mais pour y arriver, il faut aussi assurer une rentrée d’argent. Et si on vous disait qu’il est possible de maximiser le processus de rentrée d’argent grâce au bon de livraison ?

Le bon de livraison, un rôle majeur dans la facturation

Les bons de livraison sont un maillon important pour les liquidités de votre entreprise. Il fait partie du « three-way match », c’est-à-dire qu’on vérifie la correspondance entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture.

Si un maillon de cette chaine est manquant ou défaillant, la facturation sera imprécise ou n’aura carrément pas lieu. Le bon traitement du bon de livraison a donc une incidence directe sur votre facturation et votre rentrée d’argent. Plus vite il revient dans l’entreprise, plus vite la facture peut être envoyée au client. Un bon de livraison illisible ou manquant va dès lors retarder la facturation : sans la preuve que votre client a bien reçu sa livraison, vous ne pouvez lui envoyer la facture…

Quand on voit qu’une entreprise de fourniture de bureau par exemple, produit entre 300 et 600 bons de livraison par mois, la tâche peut vite être fastidieuse! Il est donc préférable de bien la penser pour bien l’optimiser…

Le monde de la livraison en pleine croissance

Chaque jour, une entreprise reçoit un grand nombre de livraisons de produits. Si on observe les compagnies spécialisées offrant ce service, UPS effectue plus de 19 millions de livraisons de paquets et documents par jour dans le monde entier (chiffres 2016). Son concurrent Fedex livre 12 millions de colis quotidiennement (chiffres 2017).

L’essor du e-commerce est sans grande surprise la raison du nombre de livraisons aussi élevé. S’il concerne principalement le secteur B2C, le B2B n’est pas en reste. Selon Forrester, en 2015, 74% des acheteurs B2B faisaient en ligne une partie de leurs recherches de marchandises pour leur entreprise. 30 % d’entre eux passaient à l’achat en ligne en 2015, contre presque le double en 2017 (56%).

Ce chiffre peut sembler dérisoire mais selon les estimations de Forrester, l’e-commerce B2B devrait connaître une croissance de 15% d’ici 2020, pour atteindre une valeur de ventes d’1 trillion aux Etats-Unis ou plus de 6 trillions dans le monde. Cela fait plus du double de la valeur totale du e-commerce B2C!

Les aléas des bons de livraison à traiter en masse

Sur base de tous ces chiffres, une croissance des achats en ligne dans le secteur B2B laisse supposer que le nombre de livraisons en entreprise va donc aussi augmenter considérablement. Et avec lui, la quantité de bons de livraison qui seront signés et enregistrés.

À grande échelle, imaginez la quantité de papier à traiter et à accumuler pour une entreprise? À cela s’ajoutent la vérification des données (three way match), les corrections éventuelles et les appels avec le client pour vérification. Ce temps s’allonge lorsque le document est perdu, mal classé ou illisible. Savez-vous qu’un employé passe 3 heures et demi par semaine à chercher des documents perdus et 3 heures à les recréer (IDC)? Selon Docuware, chaque document mal classé coute 125 $ à l’entreprise. Quand on sait que, selon la même source,les grandes entreprises égarent un document toutes les 12 secondes, ce n’est pas négligeable!

Accélérer le paiement avec des bons de livraison digitaux

Pour éviter d’allonger le délai entre le moment de la livraison au client et le paiement, pourquoi ne pas digitaliser vos bons de livraison?

Le bon de livraison est alors disponible sur tablette ou sur le téléphone du livreur. Il n’a pas besoin de l’imprimer avant la livraison, il suffit au client de signer directement sur la tablette.

Outre les économies de papier, les bons de livraison digitaux font aussi économiser beaucoup de temps. Une fois signé, le document est directement envoyé dans les systèmes de l’entreprise, sans devoir attendre le retour du livreur. Il y a donc aussi moins de risques de l’égarer. Le document peut ensuite être archivé automatiquement, sans traitement manuel. Plus de problème de lisibilité, de stockage, ou pour le retrouver. De retour dans les systèmes de l’entreprise, le bon de livraison peut même être imprimé si nécessaire.

Tant que votre entreprise fera des ventes, les bons de livraison ne sont pas prêts de disparaître. Et si les optimiser vous permet d’améliorer votre cash-flow, pourquoi ne pas vous lancer?

Chez Objectif Lune, nous proposons des solutions adaptées à chaque entreprise pour digitaliser les bons de livraison, sans changer complètement les systèmes existants. N’hésitez pas à prendre contact avec un de nos conseillers pour déterminer comment nous pouvons vous aider.

 

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