process automation

Automatisez les approbations de paiement

Saviez-vous qu’une facture prend en général jusqu’à 16 jours pour être traitée par les départements de comptes fournisseurs?

Pourtant, certains fournisseurs peuvent cesser de faire affaire avec vous s’ils sont toujours obligés de courir après vos paiements. Cela peut devenir critique si ces fournisseurs sont essentiels à votre production.

Et par ailleurs, en réduisant le délai de paiement auprès de vos fournisseurs, vous pourriez réussir à bénéficier de rabais à la suite d’un paiement en avance.

Or, imaginez qu’en un claquement de doigts, vos processus de comptes fournisseurs passent à une vitesse supérieure et fonctionnent exactement comme vous le voudriez.

Rêvez-vous de processus de comptes fournisseurs parfaitement orchestrés?

Dans ce monde idéal, vous n’avez plus à courir après les approbations de paiement puisque les responsables de la facturation sont proactifs. Il ne suffit que d’un simple clic pour approuver les factures puisque tous les documents nécessaires à l’approbation sont numérisés et conservés au même endroit. De votre côté, vous recevez l’approbation en temps réel et vous pouvez rapidement lancer la suite du processus (par exemple, émettre le chèque). Vous ne perdez plus de temps à chercher un morceau de papier ou à faire des rappels aux personnes concernées. Tout est parfaitement orchestré.

Mais évidemment, dans la réalité, cela ne se passe pas ainsi. Vous devez courir constamment après les gestionnaires habilités à valider les paiements. Vous ne savez pas toujours où se trouvent les documents papier nécessaires. Une facture d’un petit montant prend autant de temps qu’une facture imposante à être approuvée ce qui peut laisser vos fournisseurs perplexes et les rendre impatients.

Des gains rapides pour se rapprocher d’une situation plus idéale

Avant de vouloir atteindre une situation parfaite qui demande beaucoup d’engagements, saviez-vous qu’il existe des manières plus simples de transformer vos processus de comptes fournisseurs en profondeur, mais à votre rythme? Ces solutions ne demandent pas de gros investissements, mais permettent au bout du compte d’optimiser le traitement des paiements.

Voici donc quelques exemples de gains rapides pour votre entreprise  qui vous permettent d’être plus proactif dans la gestion de votre trésorerie.

  1. Observez un cycle complet de paiement typique et repérez les étapes qui seraient facilement automatisables.
  2. Assurez-vous que tous les paiements en dessous d’un certain paiement et les paiements fixes récurrents soient validés automatiquement.
  3. Consacrez-vous sur les exceptions et les gros montants.
  4. Automatisez les rappels à l’interne pour que les personnes habilitées à approuver le paiement ne soient jamais en retard. Ne soyez plus dépendants des rappels de vos fournisseurs.

Vous désirez mettre en place ces étapes ou encore aller plus loin? Contactez-nous afin de voir comment vous pourriez améliorer vos processus de comptes fournisseurs, grâce à des actions rapides et faciles à mettre en place.

 

1