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Automatisez la validation de vos documents

Un employé typique du département des comptes fournisseurs gère environ 20 factures par jour et chacune coûte 17 $ à traiter (selon Aberdeen). En un mois, les frais peuvent monter jusqu’à 10 000$! Ce qui prend souvent le plus de temps est la validation de tous les documents concernant la facturation afin de pouvoir s’assurer que le bon montant sera payé au fournisseur.

Le processus est long, car il faut comparer manuellement les factures reçues avec les bons de commande et de livraison. Le « three way match » ralentit énormément le processus puisque la vous n’avez pas les moyens de comparer les documents autrement qu’une facture à la fois et vérifier si les montants et les détails concordent. La vérification des détails de la commande, non seulement prend du temps, mais les employés doivent rentrer manuellement chaque jour de nouvelles données, ce qui engendre des erreurs, des retards de paiement, mais surtout de la frustration de la part des employés, car la tâche est très fastidieuse.  Et pour l’organisation en général, cela devient vite coûteux de perdre autant de temps pour traiter une seule facture!

Vous reconnaissez-vous?

Une telle situation peut vous empêcher de payer à temps vos fournisseurs et touche directement la qualité de votre relation avec eux, ainsi que la santé de votre situation financière.

Saviez-vous qu’il existe des manières plus simples de transformer vos processus de comptes fournisseurs en profondeur et à votre rythme? Ces solutions ne demandent pas de gros investissements, mais permettent au bout du compte d’optimiser le traitement des paiements.

Voici donc quelques exemples de gains rapides pour votre entreprise :

  1. Demandez à vos fournisseurs de vous envoyer leur facture en version PDF. C’est un format courant et répandu, facile à générer et qui leur fera gagner temps et argent.
  2. Puisque vous avez maintenant en main numériquement les données des factures fournisseurs, il est possible de vérifier automatiquement les différences qui existent entre le bon de livraison et la facture, pour identifier des changements qui auraient pu avoir lieu au moment de la livraison.
  3. S’il n’y aucun changement, la facture peut être automatiquement approuvée et le paiement, déclenché.
  4. Gérez uniquement les exceptions ou les cas de non-conformité manuellement.

Vous désirez mettre en place ces étapes ou encore aller plus loin? Contactez-nous afin de voir comment vous pourriez améliorer vos processus de comptes fournisseurs, grâce à des actions rapides et faciles à mettre en place.

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