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Automatiser ses comptes clients pour assurer l’intégrité des données

Même les grandes entreprises ont parfois besoin de revoir leurs systèmes et processus existants. Surtout à l’heure où les clients sont en demande d’expérience utilisateur digitale et de qualité.

C’est le cas d’un de nos clients dans le domaine de l’équipement sportif. Cette entreprise prolifique a connu une belle croissance rapide. Elle produisait alors plus de 65 000 factures par mois et recevait jusqu’à 3000 contestations mensuellement. Les employés du département des comptes clients étaient pourtant nombreux, mais il ne leur était plus possible d’assumer tout ce travail manuellement et respecter les délais.

L’entreprise avait donc besoin d’automatiser ses processus et digitaliser ses comptes clients. Pour y arriver, une coordination digitale est nécessaire entre les différentes équipes afin d’assurer la cohérence entre tous les processus et les informations échangées. Mais pour une entreprise de telle envergure, changer ses systèmes et processus n’est pas si simple. Heureusement, des solutions existent! Voici en détail comment notre client a relevé ce défi.

De multiples systèmes hérités incompatibles

Comme l’entreprise existait depuis plusieurs années et avait grandi rapidement, elle se retrouve aujourd’hui avec de multiples systèmes. Mais ceux-ci n’étaient pas tous compatibles entre eux. Cela avait des répercussions sur les données de l’entreprise qui n’étaient pas toujours fiables. Des erreurs se retrouvaient dans les factures menant à des retards de paiement de la part des clients.

Encore, il y avait un manque de cohérence entre tous les documents de l’entreprise. En effet, chaque système avait son propre design et ses propres gabarits. L’entreprise pouvait se retrouver avec plusieurs types de documents qui ne se ressemblaient pas du tout. Adapter tous ces documents demanderait l’intervention d’un consultant externe et prendrait beaucoup de temps.

Un besoin d’automatisation et d’assurer l’intégrité des données

Notre client avait donc besoin d’une solution qui leur permettrait de rendre compatibles leurs systèmes existants pour pouvoir continuer à les utiliser, tout en automatisant leurs processus et en assurant l’intégrité des données manipulées. Encore, pour diminuer le travail manuel des employés et réduire les erreurs, les comptes clients ont besoin d’être automatisés.

La compagnie s’est d’abord penchée sur l’installation d’une solution « SAP » personnalisée. Mais l’implémentation prendrait plusieurs années et l’entreprise ne pouvait pas se permettre d’attendre aussi longtemps avant de pouvoir l’utiliser. Aussi, elle ne pouvait pas non plus abandonner tous ses systèmes existants, sans parler des coûts que cela représentait.

OL Connect, la solution pour automatiser et digitaliser les comptes clients

L’entreprise avait besoin d’une solution qui répondait à tous ces critères, mais qui soit abordable financièrement et qui puisse se mettre en place rapidement.

Avec OL Connect, la solution d’Objectif Lune, l’entreprise a réussi à connecter ses différents systèmes, leur permettant d’accéder à toutes leurs données et d’assurer l’exactitude des factures.

La solution d’Objectif Lune a notamment permis à l’entreprise de :

  • Automatiser ses processus de comptes clients, comme la vérification de la correspondance entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture.
  • Épargner sur les frais postaux. L’impression et l’envoi de courrier papier ou digital se font également de manière automatique, permettant à l’entreprise d’enregistrer des économies de 200 000$ sur les frais postaux.
  • Réduire le travail manuel. Grâce à l’automatisation des processus, les employés peuvent désormais se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
  • Diminuer le nombre de contestations de factures. Puisqu’il y a une meilleure communication entre les systèmes, les données sont plus fiables. Aussi, la réduction des tâches manuelles a permis de réduire les erreurs.
  • Proposer des factures digitales, comme le désiraient leurs clients. Cela contribue notamment à fournir une meilleure expérience aux utilisateurs.

Ainsi l’entreprise a réussi à adapter sa situation au monde digital tout en respectant les desiderata de ses clients. Chez Objectif Lune, nous sommes prêts à l’accompagner dans les étapes ultérieures, mais toujours en respectant leur propre rythme! Si vous aussi vous voulez optimiser vos processus de comptes clients, contactez-nous!

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