process automation

L’automatisation au service de la croissance des petites entreprises

L’automatisation est souvent la clé du succès. Quand vous êtes une petite entreprise, vous ne pouvez pas compter sur une base infinie de ressources pour vous épauler dans vos opérations. Vous devez souvent essayer d’accomplir plus avec peu de moyens. De nombreuses PME se trouvent souvent confrontées à la même difficulté : elles sont trop petites pour d’énormes investissements afin de résoudre automatiquement leurs problèmes, mais trop grandes pour pouvoir se permettre de ne faire que du cas par cas.

Ainsi, il est important de savoir maximiser le plus possible votre temps et celui de vos employés afin de le garder pour des actions qui importent réellement pour votre entreprise.

Voici comment une entreprise familiale canadienne, L’Envol des langues (LDL), a réussi à améliorer son quotidien en réduisant l’usage du papier et en optimisant leurs processus de comptabilité et opérationnels.

LDL : un bon exemple de petite entreprise en croissance qui souffrait d’inefficacité opérationnelle

L’envol des langues fournit des cours de langues dans le milieu corporatif depuis plusieurs années. Croissance étant synonyme de changements et de plus amples opérations, l’entreprise a dû faire face à quelques adaptations afin d’optimiser les processus liés à leur activité. Deux départements étaient particulièrement touchés par le manque d’efficacité due à la manipulation excessive de papier : la compatibilité et les opérations.

Du côté des opérations, tous les processus se faisaient manuellement:

  • l’envoi de courriel à chaque participant confirmant les inscriptions, le lieu, le jour et l’heure des cours;
  • les courriels de rappel et de suivi destinés aux professeurs;
  • les courriels d’évaluations.

Cela faisait beaucoup de courriels manuels, beaucoup de possibilités d’erreurs, notamment dans les copier-coller. De plus, suivant la personne qui envoyait les courriels, les informations ne se retrouvaient pas toujours au même endroit, créant des confusions.

Du côté de la comptabilité, environ 540 registres de présence par mois doivent être traités. Ceux-ci sont gérés par les professeurs, puis ramenés physiquement au siège social, ou renvoyés par fax.

Ils étaient alors traités manuellement pour assurer un tri fastidieux par entreprise et ordre alphabétique. Une personne supplémentaire était nécessaire 3 jours par mois pour assurer le classement.

Le processus causait des erreurs humaines et des pertes de documents, ayant pour conséquence:

  • des retards de facturation;
  • des retards d’encaissement;
  • un suivi de dossiers souvent fastidieux.

Au total, 5 personnes participaient au processus de facturation, qui se faisait autour du 15ème jour de chaque mois, le temps que chaque dossier soit traité.

La solution était du côté de l’automatisation!

Il s’agissait d’automatiser les processus les plus preneurs de temps, et les plus sensibles aux erreurs, et d’améliorer aussi bien le fonctionnement interne que le service à la clientèle.

Les courriels sont donc maintenant générés automatiquement avec toutes les informations nécessaires. Tout se fait en un clic, sans erreurs de copier-coller, et la constance dans les communications est assurée. De plus, grâce au meilleur suivi, le service à la clientèle a été grandement amélioré.

La facturation, traitée à présent par 2 personnes, se fait le 5 du mois, et non plus le 15, améliorant ainsi le flux de trésorerie. Les fichiers sont triés et archivés automatiquement et un fichier index est automatiquement créé pour faciliter la recherche d’information si nécessaire.

LDL a également réussi à réduire de 70% le papier utilisé!

Guillaume Lagacé, directeur des ventes et des opérations, résume bien la réussite du projet : « Le formateur peut maintenant se concentrer sur son travail : faire de la formation ».

Quoi de plus réjouissant que de pouvoir enfin accomplir sa véritable mission et non plus perdre son temps avec de la paperasse!

Vous désirez vous aussi savoir comment vous pourriez automatiser vos processus de gestion des communications clients et faire grandir votre entreprise? Jetez un coup d’œil à nos solutions!

0