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L’automatisation des comptes fournisseurs : de réels avantages!

L’automatisation des comptes fournisseurs n’est pas encore généralisée dans le monde des petites et moyennes entreprises (PME). Loin de là!

Le département des comptes fournisseurs est encore bien souvent considéré comme un simple coût qui ne justifie pas les dépenses d’achat, d’installation et de maintenance de logiciels et de matériels d’automatisation de gestion des factures fournisseurs.

Pourtant, il est facilement démontrable que le papier et les tâches manuelles ont un impact négatif sur le département et toute l’entreprise. Pensez à l’inefficacité d’un personnel passant des heures à saisir des factures, obtenir les signatures nécessaires à l’accord de paiement ou encore à classer les factures et les rechercher. Il faut ajouter à cela le risque d’endommager sa relation avec les fournisseurs en cas de retard de paiement ou d’erreurs répétées. Passer à l’automatisation équivaut à pouvoir saisir les factures avec rapidité et précision, accorder la priorité aux meilleurs fournisseurs et savoir à quel stade du processus d’approbation en sont les factures! Le rêve pour n’importe quel département de comptes fournisseurs…

Alors, pourquoi les entreprises sont-elles encore si réticentes à se procurer un logiciel permettant l’automatisation des comptes fournisseurs?

La réponse est liée à une série de mythes et d’idées fausses touchant l’automatisation des comptes fournisseurs et qui empêchent les entreprises d’aller de l’avant dans l’adoption de nouvelles pratiques.

Les 4 mythes de l’automatisation des comptes fournisseurs

L’automatisation des comptes fournisseurs ne réduit pas forcément les erreurs

Peut-être avez-vous commencé à scanner vos documents au lieu de les rentrer à la main? Si vous utilisez un système se basant sur la reconnaissance optique de caractères, vous avez dû remarquer qu’il laisse passer beaucoup d’erreurs. En effet, ils ne sont pas fiables. Mais il existe des solutions d’automatisation qui permettent d’extraire les données de vos factures sans numérisation ni reconnaissance optique de caractères, et avec une exactitude à 100 %, grâce à certaines capacités uniques de mappage de données.

Mes employés seront pénalisés par l’automatisation de leurs tâches

Au contraire, ils vous diront merci! L’automatisation vous permet d’éliminer les tâches sans valeur ajoutée qu’effectuent vos employés chaque mois. Vous allez pouvoir libérer du personnel et l’affecter à des priorités stratégiques plus importantes, car les employés n’auront qu’à agir en cas d’exceptions.

Se procurer un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs n’est que dépense inutile, sans retour sur investissement possible

Combien payez-vous en pénalités pour des paiements en retard? Traiter manuellement les comptes fournisseurs devient vite ingérable. Saviez-vous que le traitement d’une facture par un service de comptes fournisseurs type prend jusqu’à 16 jours ? Il est pratiquement impossible d’arriver à payer dans les délais exigés par vos fournisseurs (souvent 30 jours). En automatisant vos comptes fournisseurs, vous allez être plus proactif. Vous obtiendrez sûrement des remises en payant à l’avance. De plus, le traitement de chaque facture peut coûter jusqu’à 17 $, ce qui peut être considérablement diminué si le tout est automatisé!

Les dépenses pour se procurer le logiciel seront donc largement compensées par toutes ces économies.

Un projet de ce genre me prendrait trop de temps à mettre en place et pénaliserait mes activités

Vous n’êtes pas obligé de changer toutes vos habitudes d’un coup. Allez-y une étape à la fois et ne vous lancez pas dans un gros projet dont vous ne verrez pas la fin. La plupart des entreprises s’imaginent que mettre en place l’automatisation de leurs comptes fournisseurs demandera énormément de temps. Avant de vouloir atteindre une situation parfaite qui demande beaucoup d’engagements, commencez par changer un élément à la fois. Par exemple, automatisez les approbations de paiement ou encore la validation des documents. Le reste suivra facilement!

Finalement, sachez que chez Objectif Lune, nous savons que les petites et moyennes entreprises ne peuvent pas se permettre de refondre l’ensemble de leurs systèmes et processus dans le cadre d’un projet unique et colossal! La plupart des améliorations que nous proposons peuvent être mises en œuvre progressivement, avec une flexibilité totale!

Nos solutions vous permettent d’optimiser vos comptes fournisseurs, à votre manière!

Prenez rendez-vous pour une consultation gratuite!

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