Field service management

Augmenter l’efficacité de votre processus de bons de livraison

Saviez-vous que 80% des impressions dans une entreprise sont reliées à des transactions?
On parle ici de factures, bons de commande, bons de livraison ou encore de confirmation de paiement. Et pourtant, la majorité de ces documents ont été originalement créés électroniquement. Ce passage quasi-systématique à une version papier requiert un investissement en temps et en argent qui n’est pas toujours nécessaire pour les entreprises.  Quelle perte de temps et d’argent pour l’entreprise, de finir par les imprimer!

Ainsi, un processus de bons de livraison comprend plusieurs étapes cruciales en dehors de la livraison même (livraison, signature du client, entrée des données, comparaison avec le bon de commande, validation…) et utiliser du papier ne fait que ralentir la séquence d’exécution de ces étapes cruciales.

Et si vous pouviez accélérer plusieurs de ces étapes fastidieuses de votre processus de bons de livraison?

En général, un bon de livraison papier doit être manipulé par plusieurs personnes avant qu’il ne soit sauvegardé enfin dans un système. Chaque jour, à cause d’erreurs lors de l’entrée de données ou de la perte de bons de livraison papier, de nombreuses compagnies ne sont pas en mesure de facturer leurs clients et de se faire payer. Parfois, dans l’impossibilité de prouver une première livraison, certaines doivent même livrer à nouveau le produit à leur client.

Alors, comment améliorer la situation et augmenter l’efficacité de votre processus de bons de livraison?

Le pouvoir de l’automatisation

Aberdeen note que 62% des entreprises offrant des services de livraison voudraient améliorer l’échange d’information entre le terrain (les livreurs) et ce qui se passe au bureau (la facturation).

Pourtant, selon Aberdeen 60% des compagnies n’utilisent pas encore de logiciels d’automatisation. Êtes-vous dans ce cas?

Collecter l’information n’est pas une fin en soi, il faut également que les organisations puissent la traiter rapidement. Les documents peuvent se perdre ou être endommagés au cours de plusieurs étapes (par le livreur, le service à la clientèle ou encore pendant le processus de numérisation).

Le temps qui s’écoule entre deux étapes (ex: du remplissage d’un document à sa numérisation) contribue à augmenter l’inefficacité. L’automatisation des tâches du processus de livraison permet de minimiser le temps, les erreurs et de limiter l’inertie entre chacune des étapes.

Ainsi, l’étape de la collecte d’information est essentielle à automatiser, mais elle ne devrait pas être la seule optimisée.

Imaginez qu’il soit possible, suite à la livraison, de déclencher automatiquement l’envoi de la confirmation de livraison et la facture au client par courriel, tout en faisant suivre une copie au service à la clientèle et en mettant à jour les informations dans le CRM.

Utiliser le plein potentiel du numérique

Pour faciliter l’automatisation, la numérisation de vos processus demeure un atout évident.

Lorsque le livreur peut garder avec lui, dans sa tablette, tous les bons de livraison de sa journée, y récolter facilement et sans recours au papier les signatures du client et envoyer le bon signé au bureau grâce à un simple clic, il devient beaucoup plus simple pour une organisation d’automatiser les étapes subséquentes à la livraison, comme la facturation.

Mais numériser le processus de livraison n’est pas suffisant, il faut aussi pouvoir utiliser le plein potentiel de la technologie.

Toujours selon Aberdeen, moins de 36% des compagnies sont en mesure d’ajouter du contenu visuel ou interactif aux données transactionnelles récoltées sur le terrain. Se débarrasser du papier, c’est bien. Mais il est encore mieux d’en profiter pour rehausser le niveau de détail et de précision relatif à l’acte de livraison! Par exemple, si un colis a été endommagé, le livreur pourrait le prendre en photo pour documenter l’incident et ajouter l’information au dossier du client en question en temps réel!

L’intégration avec vos systèmes de facturation

Comme le processus complet d’achat dépend de données provenant de plusieurs sources, pouvoir connecter les données des systèmes ERP, CRM, ou encore des services comptables avec les données récoltées sur le terrain, permet d’offrir un meilleur service à la clientèle et garantit plus de productivité de l’ensemble de vos employés (et pas seulement de ceux sur le terrain!).

Aussi, quand viendra le moment de sélectionner une solution, il sera important d’évaluer son potentiel d’automatisation, d’intégration des systèmes et des données, sa flexibilité et sa capacité à aller plus loin que la simple saisie d’information via un formulaire numérique.

 

Vous pensez surement que ce type de solution n’est réservé qu’aux plus nanties des entreprises? Reprenez espoir et venez jeter un coup d’œil à nos services!

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