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3 astuces pour accélérer le traitement de vos bons de commande dès leur réception!

Fonctionnez-vous encore avec des bons de commandes papier?  La prise de commande de vos produits constitue un moment essentiel pour établir une relation forte avec vos clients existants. C’est une des premières étapes du processus d’achat et une mauvaise expérience à ce moment crucial peut nuire gravement à la relation d’affaires. Laisser un bon de commande sans réponse ternit la première impression et il est difficile de s’en remettre. Certaines entreprises prennent parfois jusqu’à 1 semaine avant de confirmer une commande!

Pourtant, à l’heure du numérique, vos clients sont habitués dans leur vie quotidienne, à faire affaire avec de grosses compagnies qui peuvent facilement se permettre d’offrir un traitement des bons de commande ultra rapide et automatisé. Ainsi, lorsqu’on commande avec ce genre de compagnie, on reçoit bien souvent une confirmation de l’achat à l’instant même dans sa boîte courriel et quelques heures plus tard, on nous envoie la confirmation de l’envoi du produit commandé.

Ce genre de communication en temps réel est intéressant pour soigner le service à la clientèle particulièrement parce que le client aime le fait que la compagnie agit rapidement et il sait qu’il recevra rapidement ce qu’il a commandé.

Et vous, combien de temps est-ce que vous prenez pour confirmer vos commandes à vos clients? Si vous continuez à fonctionner sur papier, vous prenez sûrement plus de temps que ce genre de compagnie et la comparaison peut faire mal pour vos affaires!

Or, vous n’êtes pas seuls! Seulement 20 % des commandes de la chaîne d’apprivoisement du commerce de détail sont automatisées.*  Cela signifie que 80 % des commandes sont traitées manuellement ! Traiter les bons de commande à la main suppose la numérisation de montagnes de papier tous les mois.  C’est non seulement chronophage, mais cela détourne les employés de tâches plus productives.  Et impossible de pouvoir confirmer la commande rapidement aux clients!

Le numérique ouvre la porte vers l’automatisation de votre processus de bons de commande

Saviez-vous qu’il existe des manières simples d’accélérer votre processus de bon de commande en profondeur et à votre rythme? Ces solutions ne demandent pas de gros investissements, mais permettent au bout du compte d’optimiser grandement le traitement de vos bons de commande. Cela vous permettra d’être payé plus rapidement et en bonus, vos clients aimeront l’expérience de commander vos produits et voudront la réitérer!

Voici donc un aperçu de ces quelques astuces pour accélérer le traitement de vos bons de commande dès leur réception :

  1. Demandez à recevoir des bons de commande en format PDF ! Pensez-y, si vos clients peuvent imprimer leurs commandes d’achats, ils peuvent créer des versions PDF! Recevoir un PDF vous ouvre la porte vers l’automatisation des processus, ce qui est impossible avec le papier. En effet, il existe des méthodes pour extraire l’information d’un PDF, qui n’utilise pas l’OCR, qui sont fiables et peu coûteuses.
  2. Ciblez tout d’abord vos plus gros clients. En optimisant le processus de commande pour vos plus gros clients en premier, l’impact sur le volume de papier à traiter est immédiat.
  3. Ne vous donnez pas de trop gros objectifs pour commencer et n’essayez pas d’éliminer le papier complètement. Petit à petit, vous pourrez améliorer grandement vos opérations sans avoir brusqué vos clients et chamboulé vos processus internes. Le temps de réponse est plus court et vos employés sont plus efficaces.

Vous aimeriez améliorer votre processus de bons de commande ? Faites-nous savoir comment nous pourrions vous aider. Nous sommes conscients que chaque organisation fonctionne différemment. Nous serions heureux de mieux connaître votre réalité et vous proposer une solution adaptée! Prenez rendez-vous pour une consultation gratuite.

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