Aon et le Responsable de l’efficacité

Nous aimerions tous avoir un but dans la vie et un travail épanouissant. Selon mon estimation (pas du tout scientifique…), moins de 1 % de la population trouve que les tâches routinières du genre classement des papiers sont épanouissantes. C’est là où intervient Rick Loiben, directeur de l’exploitation chez Aon, et surnommé le « Responsable de l’efficacité », car il éprouve toujours grand plaisir à automatiser les processus manuels. Depuis ses débuts chez Aon à titre d’analyste de gestion, jusqu’au poste qu’il occupe aujourd’hui, Rick a toujours eu beaucoup de succès mais surtout lorsqu’il cherche à  faciliter la vie de ses collègues. Il exprime dans cet article son engouement pour PlanetPress et pourquoi il ne peut plus s’en passer.

Pouvez-vous me parler un peu d’Aon et de votre rôle au sein de cette entreprise?

Aon est le plus important courtier d’assurances au monde. Nous sommes l’intermédiaire entre les organisations et les assureurs. Par exemple, si une entreprise a besoin d’une assurance avant d’intégrer ses installations dans un nouveau bâtiment, nous l’aidons en garantissant rapidement  les meilleurs prix. Ainsi, l’entreprise est entièrement assurée dès qu’elle finit par occuper le bâtiment. J’occupe le poste de directeur de l’Exploitation au sein du groupe de production de documents, et je suis celui qu’on consulte quand la demande de livraison de documents d’un client semble impossible à réaliser.

Quelle est votre première réalisation effectuée à l’aide de PlanetPress?

L’un de nos clients avait présenté une demande extrêmement complexe de livraison de documents. Il fallait envoyer par la poste à 4 000 établissements distincts une page couverture, une liste de médecins à joindre en cas de blessure au travail et un avis d’indemnisation des travailleurs à afficher, portant sur la marche à suivre en cas d’accident de travail. Toutefois, il fallait choisir entre trois pages couvertures distinctes (en fonction de la société mère), entre 51 formulaires propres à chaque État et entre 4 000 listes uniques de médecins! Pire encore : bien que les 4 000 listes étaient sauvegardées sous forme de fichiers PDF individuels, les fichiers n’avaient pas été nommés de façon uniforme, et il aurait fallu les ouvrir et les renommer un par un.  Nous avions besoin d’aide, mais ne savions pas vers qui nous tourner. L’un de nos représentants chez Ricoh nous a suggéré de recourir à PlanetPress pour trouver la solution à notre problème.  Mon estime pour le produit a dès lors grimpé en flèche. Même si le logiciel est facile à utiliser pour des personnes ayant des faibles connaissances en TI, nous avons choisi de suivre une formation pour apprendre comment mieux aider Aon, et j’avoue que cette formation s’est avérée formidable! Nous avons pu poser des questions pertinentes et obtenu un aperçu sur de multiples possibilités. Benoit, notre formateur, était excellent! La formation m’a permis de voir les différentes façons dont PlanetPress pouvait nous aider.

Quelle est l’une de vos réalisations préférées?

L’une de mes réalisations favorites concerne la fois où je cherchais à satisfaire un besoin purement égoïste. L’une de nos équipes outre-mer nous aide généralement à répondre aux demandes de documents. Toutefois, même si elle peut assurer la distribution électronique, elle n’est pas en mesure d’effectuer des envois par la poste de documents imprimés. Normalement, après avoir fait la distribution par voie électronique, cette équipe attache le fichier .pdf à la demande et transmet la demande à notre équipe aux É.-U. pour que cette dernière puisse imprimer, plier, mettre en enveloppe et poster le document.

Cependant, ce processus engendre beaucoup d’erreurs ainsi qu’un engorgement de travail dans la salle des imprimantes. Je me suis alors demandé ce que PlanetPress pouvait faire pour nous aider. Grâce à PlanetPress, j’ai mis au point un processus suivant lequel notre équipe outre-mer n’a qu’à déposer le fichier qu’elle a créé dans un dossier prioritaire. Cette intervention déclenche ici un processus qui nous permet de trier le document par nombre de pages et d’envoyer le fichier aux imprimantes, où il est automatiquement traité. Finie la congestion dans les salles des imprimantes, sans compter qu’au moins 5 à 10 employés n’ont plus à remplir des enveloppes. De plus, chez Aon, nous ne mettons personne à pied, nous affectons simplement les personnes à d’autres tâches. Maintenant, ces employés produisent des documents, au lieu de simplement les distribuer, ce qui a considérablement amélioré leur vie au travail.

Nous avons ainsi transformé plusieurs processus susceptibles à l’erreur, qui prenaient jusqu’à 3 jours, en tâches automatisées qui ne prennent que 15 minutes. C’est incroyable! Nous avons gagné tant de temps simplement en automatisant le tri préalable des documents.

Qu’aimez-vous le plus avec PlanetPress?

Vous ne voulez qu’une seule réponse? Bien, si je dois me limiter à une seule chose, je dirais que c’est la façon dont PlanetPress permet de réaliser tous les projets imaginables. Mais j’aime aussi qu’un simple projet que j’ai créé avec facilité puisse toucher une douzaine de personnes et rendre leur vie plus aisée.

Prévoyez-vous utiliser PlanetPress à nouveau?

Je sais pertinemment que je continuerai à utiliser PlanetPress pendant encore longtemps. Nous recevons constamment des demandes spéciales. Chaque fois qu’un problème inusité ou inhabituel se présente, les gens viennent me demander de l’aide. La plupart du temps, je réussis à les aider, mais comme on m’a surnommé le « responsable de l’efficacité », je suis sans cesse à la recherche d’autres processus qui peuvent rendre la vie des gens plus agréable. À l’heure actuelle, je pense qu’il y a entre 50 et 100 processus qui tournent avec PlanetPress. Ce ne sont pas toutes des tâches de grande envergure, mais chaque tâche a la capacité de changer un peu les choses.

 

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