Document management

Améliorer l’expérience client en gérant mieux vos documents

Toute organisation génère des documents à n’en plus finir. Et plus vos affaires vont mieux, plus vous en produisez. Il devient alors très complexe de les gérer.

La recherche d’information est un réel problème alors que la quantité de documents générée par une organisation en croissance ne cesse de grossir. Et c’est souvent un frein à l’expérience que vous offrez à vos clients.  Lorsqu’il est difficile d’accéder à l’information, il l’est encore plus de communiquer aisément avec vos clients.

En plus, on ajoute à tout ça une complexité de plus,  puisque les documents se retrouvent sur une multitude de supports et doivent être transmis à travers des canaux différents (poste, web, email, EDI…). La gestion documentaire est devenue un énorme casse-tête!  Elle prend énormément de temps et frustre les employés, ainsi que les clients qui ne comprennent pas pourquoi c’est si long de leur donner une réponse.

Ainsi, une moyenne de 2h30 par semaine et par employé est passée à chercher des informations lorsqu’il est question de répondre à des clients. Et de plus, cette recherche se fait en moyenne dans 3 différents gestionnaires de contenu (tout support confondu). Il n’est pas étonnant que ça soit vécu comme une souffrance pour la plupart des employés!

Quand vous appelez le service à la clientèle, appréciez-vous qu’on vous mette en attente pendant de longues minutes avant de répondre à votre question, qui pourtant vous paraissait simple?

Du côté de votre organisation, vous ne pouvez pas vous permettre non plus de mettre en attente vos clients pour chercher l’information demandée. Les gens s’attendent à recevoir l’information en temps réel et à travers le médium qu’ils ont choisi (téléphone, web ou courrier).

Automatiser votre processus documentaire

Il faut automatiser votre processus documentaire qui vous permet de centraliser vos informations. Sans automatisation, posséder un système de gestion du contenu (ECM) n’est plus suffisant puisque vous n’avez pas la facilité et la souplesse d’utiliser et communiquer vos documents comme vous le désirez.

De plus, vous devriez pouvoir gérer vos documents peu importe le canal de transmission et le support. C’est-à-dire que cela ne devrait pas être ardu d’envoyer une facture par email à un client, tout en la sauvegardant en XML dans vos archives et ceci, même si vous avez reçu par papier, les premières informations à la base de la facture.

L’automatisation des processus documentaires permet de réduire les coûts et pas juste en réduisant l’impression mais aussi en augmentant la productivité et en minimisant les erreurs.  De plus, en vous retrouvant mieux dans vos documents, vous courrez moins le risque de ralentir votre trésorerie. Tant que vous n’êtes pas en mesure de fournir les informations nécessaires pour continuer la suite du cycle d’achat, votre client ne vous paiera pas.

Faciliter les communications avec vos clients

Imaginez que chaque fois que vous recevez un bon de commande, peu importe par quel canal il a été transmis, celui-ci est capturé et automatiquement sauvegardé dans vos systèmes.  Vous pouvez alors extraire les données nécessaires pour compléter la suite du processus de commande et le sauvegarder en même temps dans le bon dossier, afin que lorsque votre client appellera pour parler de son achat, vous saurez rapidement où aller chercher l’information, que cet appel se déroule 1 semaine ou 6 mois suite à l’achat!

Ou encore, visualisez que chaque fois que vous livrez un produit à un client, la confirmation de la livraison soit automatiquement sauvegardée dans votre système d’entreprise de gestion du contenu. Vous pourrez alors facilement prouver en tout temps que la livraison a bien eu lieu et surtout, vous n’avez pas à courir après vos chauffeurs lorsqu’un bon de commande a été perdu ou est rendu illisible.

Vous seriez en mesure tout au long du processus d’achat, d’offrir une expérience de qualité à vos clients.

Vous pensez que c’est compliqué de parvenir à automatiser ces opérations et qu’une telle solution n’est réservée qu’aux plus grandes entreprises? Reprenez espoir, la gestion documentaire peut devenir un jeu beaucoup plus simple et vous accompagner dans votre croissance!

Objectif Lune automatise vos processus et peut vous aider à harmoniser votre gestion documentaire.

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