Pre-printed stationery

5 raisons pour dire non au papier pré-imprimé

À l’origine, le rôle de PlanetPress consistait à saisir les données d’un système hôte et d’en utiliser le contenu pour contrôler la mise-en-page d’un document : si les données contenaient le terme “facture”, elles étaient fusionnées avec une page facture, de la même manière, si elles contenaient les termes “note de crédit”, elles étaient fusionnées avec une page  « note de crédit ». Lorsque PlanetPress version 7 est arrivé, il y avait une nouvelle fonctionnalité appelée “entrée de document” qui permettait de faire exactement la même chose, mais avec des documents formatés et imprimés à partir de Windows. Dans les deux cas nous voulions que le contenu de la page nous indique quel format, quelle mise-en-page et quel logo utiliser. Je me rappelle avoir expliqué cela à un client qui me répondit alors qu’il n’y avait pas de “déclencheur” sur les pages de leurs documents.  À cet instant, je me suis dit que cette vente était probablement perdue.

Éventuellement, ils ont expliqué qu’ils imprimaient tout simplement à partir de MS Word vers une imprimante dédiée et qu’ils utilisaient la sélection de bacs dans le pilote de l’imprimante pour contrôler quel papier à entête  serait utilisé; mais cela causait des erreurs – mauvaise imprimante ou mauvais bac. Ils cherchaient donc une solution qui leurs permettrait de faire des impressions ad hoc et de les envoyer vers une imprimante couleur centralisée. Il fallait que cette solution puisse permettre  – seulement à partir des informations des bacs – de déterminer quel papier à entête était requis.

À ce moment-là je ne croyais pas cela puisse être possible, mais lorsque je suis revenu à la maison, je suis allé approfondir mes connaissances sur cette nouvelle fonctionnalité et j’ai réalisé  que les informations sur les bacs étaient désormais disponibles. Pour créer les modèles, nous pouvions dorénavant utiliser aussi bien le contenu que la sélection des bacs, pour définir les modèles et c’est ainsi que l’idée de “Virtual Stationery” est née!

Depuis, j’ai beaucoup appris sur les difficultés relatives au papier

Les obstacles

1. Gestion de l’inventaire

Songeons d’abord simplement aux coûts d’achat du papier pré-imprimée (ici, je prends pour acquis que la phase de conception  est finalisée). Si vous êtes une petite entreprise vous n’achetez probablement que de petites quantités, ce qui signifie que vous payez  très cher votre papier, d’autre part, si vous êtes une plus grande société, vous payez sans doute moins cher, mais vous devez en acheter beaucoup plus.

Les petites entreprises peuvent stocker leur coûteuse marchandise dans une seule armoire, mais les  plus grandes verront des  camions arriver et décharger des palettes de papier qui devra être entreposé, géré et redistribué.

2. La ronde des bac

Prenons maintenant le temps de réfléchir à l’utilisation quotidienne du papier pré-imprimé. Si vous êtes chanceux, vous n’avez qu’un seul papier à entête dans un bac déterminé. Vous pouvez lancer l’impression à partir de votre poste de travail et le document final est parfait. Mais que se passe-t-il lorsque vous imprimez le document et que le bac est vide? Cela dépend bien entendu des réglages de l’imprimante, mais votre document peut aussi avoir été imprimé sur du papier vierge parce que votre imprimante choisi automatiquement un autre bac; ou elle attend que vous ajoutiez du papier au bac (empêchant du même coup l’utilisation de l’imprimante par vos collègues) – pour réaliser finalement que vous n’avez plus de papier pré-imprimée! Vous devrez alors annuler la tâche d’impression (si cela est toujours possible); laisser vos collègues imprimer leurs documents sur du papier vierge (si leurs tâches n’ont pas été annulées) et réimprimer le tout lorsque vous aurez accès au bon papier.

Peut-être que vous utilisez le plateau d’introduction manuelle lorsque vous imprimez sur  du papier à entête. Dans ce cas, vous devez vous rendre à l’imprimante,  insérer le papier manuellement  dans le bac de dérivation pour que tout soit prêt pour l’impression. Tout cela pour constater que le document sera probablement imprimé sur du papier vierge de toute façon. Pourquoi? Parce que, sur la plupart des imprimantes, le bac de dérivation est toujours activé par défaut   , donc si quelqu’un imprime pendant que vous retournez à votre bureau, il aura utilisé votre papier à entête pour son impression – Au final, deux tâches d’impression seront  gâchées.

3. Rien de “simplex” avec le papier pré-imprimée

Si vos impressions exigent l’utilisation de papier à entête ou de papier pré-imprimé avec probablement un mélange d’impressions simplex et/ou duplex, alors c’est un miracle que vous puissiez imprimer vos document comme  vous le désirez – ne serait-ce qu’une seule fois! Dans un cas comme celui-ci, vous devrez utiliser deux bacs pour le papier– et peut-être une imprimante plus coûteuse; et vous devrez vous assurer d’avoir deux types de papier sous la main – signifiant encore plus de stockage; vous devrez également vous assurer de choisir le bon bac, pour chacune des pages. Et si vous voulez basculer du simplex au duplex, vous devrez alors tout dupliquer.

4. Implication nécessaire des TI

Nous devons  maintenant penser à la compatibilité des imprimantes et soutien technique. Si vous possédez plusieurs imprimantes, vous devrez changer les pilotes d’imprimantes selon la tâche d’impression. Lorsque vous changez le pilote, les paramètres de bac changent également – mais pas toujours selon vos attentes. Si vous ne vérifiez pas, les chances de voir votre document s’imprimer correctement viennent de diminuer largement. C’est une des raisons importante de posséder un pool commun d’imprimantes. – Vous ne pouvez pas sous-estimer les coûts associés à l’utilisation de papier pré-imprimée lorsque vous utilisez un pool d’imprimante utilisant plusieurs pilotes.

5. Lancement ≠ Date d’implémentation

Passons maintenant aux modifications. Si vous songez à modifier votre papier pré-imprimé, il vous faudra considérer plusieurs choses: Refaire la conception du document,, acheter un nouveau stock de papier, faire la distribution et la gestion, retirer le vieil inventaire etc. Et pendant que vous planifiez le lancement parfait, vos utilisateurs continueront d’utiliser le matériel maintenant désuet.

Quand le papier pré-imprimée est la meilleure solution

Alors pourquoi le papier pré-imprimé est-il une bonne idée? Il n’y a que trois cas où je peux imaginer que vous ayez besoin d’acheter votre papier à l’avance et ce serait si:

  • Vous devez imprimer d’un bord à l’autre d’une page– la plupart des imprimantes laser ne peuvent pas faire cela;
  • Vos besoins en couleur sont très stricts – ce ne sont pas toutes les imprimantes laser qui sont capables de reproduire les couleurs parfaitement;
  • Votre tâche d’impression requiert un papier spécifique – soit plus qu’une bonne qualité de papier  ordinaire uni.

Mais ne laissez pas votre papier pré-imprimé vous stresser.

Dans la plupart des cas, imprimer vos documents avec votre papier à lettre  sur du papier ordinaire est plus efficace parce que vous pouvez placer le papier ordinaire dans n’importe quel bac et vous n’avez pas non plus à vous inquiéter à propos de l’impression simplex ou duplex. Évidemment, des imprimantes couleurs sont nécessaires, mais si vous considérez tous les coûts, les pertes et les frustrations et que vous tenez compte que  les coûts d’impression couleur diminuent constamment – je ne vois pas pourquoi vous ne voudriez pas abandonner le papier pré-imprimée “dès maintenant!

Si vous n’entrez pas dans la catégorie : “la paperasse pré-imprimée est la solution”, alors débarrassez-vous-en! Objectif Lune a une solution géniale pour vous: Virtual Stationery.


 

0
Get updates
Like what you see? Sign up and get an approximately-quarterly digest.

THIS ARTICLE IS ABOUT

translated