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5 raisons d’automatiser vos processus transactionnels et comment commencer

Saviez-vous que les organisations reposent sur de nombreux processus transactionnels? Saviez-vous que l’automatisation n’entre souvent pas en compte dans l’exécution de ces processus et que ceux-ci restent largement gérés manuellement?

Parmi les processus les plus vitaux et critiques se trouve la facturation; plus de 70% des entreprises envoient de 1000 à 10 000 factures par mois*. Pourtant beaucoup la gèrent encore manuellement.  Il est difficile de radicalement changer les façons de faire, et normaliser vos processus transactionnels vous paraît peut-être plus fastidieux que le statut quo.

Pourtant, l’automatisation est essentielle pour continuer à croitre et à satisfaire non seulement votre clientèle mais aussi vos employés. Les gens sont maintenant habitués à la facilité, la rapidité et l’accès en temps réel aux informations recherchées.  Pour rester compétitif, il faut savoir s’adapter à ces nouvelles demandes.

Toujours pas convaincu? Voici les 5 principaux bénéfices d’automatiser vos processus transactionnels.

  1. L’automatisation permet d’économiser de l’argent

La première raison d’automatiser reste les économies financières.  Cet argument est certainement le plus vendeur pour les têtes dirigeantes d’une entreprise.

Concrètement, comment pouvez-vous réaliser ces économises? En passant plus facilement au numérique grâce à l’automatisation, entre autre.

50% des factures électroniques coûtent moins de 2$ à produire alors que jusqu’à 40% de celles en format papier coûtent 25$ à produire!*

Mais surtout, imaginez le coût de chacun des employés qui se consacrent à effectuer des tâches assommantes  et sans valeur ajoutée, comme le tri, le classement ou encore l’entrée de données à l’ordinateur!

  1. L’automatisation aide les employés être plus productifs

Or, justement non seulement ces employés n’aident pas à faire entrer de l’argent mais en plus, ils ne sont pas satisfaits, ce qui les empêche d’être productifs. Un employé mécontent n’a pas envie de rentrer travailler et risque même de démissionner s’il juge qu’il accomplit des tâches trop monotones ou en-dessous de ses capacités.

Les employés talentueux veulent être capables d’en faire plus, de développer leurs capacités, de devenir meilleur, et de sentir qu’ils font partie de votre organisation.

PwC a démontré que le coût du roulement peut atteindre jusqu’à 12 % du revenu de votre organisation et conseille de tout faire pour garder ses bons employés.

  1. L’automatisation vous donne plus de temps pour faire croitre l’organisation

Une fois que vous avez automatisé les activités manuelles et répétitives, vous pouvez affecter les employés ainsi libérés à des activités liées à la croissance de votre service et même de l’entreprise.

Ainsi, Rick Loiben d’Aon nous a récemment décrit comment son équipe pouvait maintenant s’adonner à des tâches plus estimables pour l’organisation : « Chez Aon, nous ne mettons personne à pied, nous affectons simplement les personnes à d’autres tâches. Maintenant, ces employés produisent des documents, au lieu de simplement les distribuer, ce qui a considérablement amélioré leur productivité. »

  1. L’automatisation accélère le paiement

Par définition, un processus manuel est géré par les humains, ce qui multiplie le risque de se tromper à cause d’inattention ou de maladresse.  Les données disponibles en sont affectées et perdent de leur exactitude.

49%* des entreprises ne se font pas payer dans les délais prescrits car soit le numéro de commande initiale sur la facture envoyée est erronée soit il est carrément manquant!

  1. L’automatisation contribue à offrir un service de meilleure qualité

43%* des organisations déclarent que ne pas réussir à trouver les bonnes données dans les différents dossiers concernant les clients, demeurent leur problématique majeure.

Lorsque le service à la clientèle veut répondre à une demande, il perd souvent un temps précieux à colliger les informations ou tout simplement à les retrouver! Les clients se lassent d’attendre les réponses.

Lorsque vous automatisez la numérisation des documents et leur sauvegarde électronique, cela améliore la vitesse de réponse et vos clients sentent qu’ils font affaires avec une entreprise professionnelle et novatrice.  Vous gagnez alors une longueur d’avance sur vos compétiteurs.

5 gains rapides pour votre entreprise

Et maintenant que vous avez compris l’importance d’automatiser, voici 5 processus rapides à optimiser et qui pourraient vous apporter de réels bénéfices :

  1. Processus de numérisation des factures et communications clients
  2. Envoi automatique au client d’une copie numérique des factures, en plus de la version papier
  3. Système d’alertes en cas d’erreur ou de différence entre le contenu du bon de commande et la facture produite
  4. Automatisation des rappels de paiement
  5. Optimiser l’envoi de courrier et la mise sous pli

Vous êtes prêt à vous lancer mais vous ne savez pas par où commencer? Objectif Lune peut vous aider à réaliser des gains significatifs en transformant vos processus à votre rythme.  Une étape à la fois, rapprochez-vous de vos objectifs de productivité, d’efficacité opérationnelle et d’expérience client.

 

*Toutes les statistiques citées dans cet article sont issues de The Institute of Financial Operations.

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