Document management

5 obstacles à l’optimisation de vos processus de comptes clients

Quand on sait que selon The Institute of Financial Operations, plus de 70% des entreprises envoient de 1 000 à 10 000 factures par mois, il est évident que les processus de comptes clients sont critiques pour tous.

Comme tout le monde, vous cherchez sûrement à :

  • Baisser les coûts liés à la production de factures
  • Assurer un meilleur suivi du service client
  • Réduire le délai moyen de paiement par client

Alors pourquoi vous n’arrivez pas à optimiser vos processus de comptes clients?

Voici cinq obstacles qui vous empêchent sûrement d’atteindre vos objectifs de productivité, d’efficacité opérationnelle et d’expérience client.

1 Une utilisation encore accrue du papier

54 % des organisations n’envoient pas encore de factures électroniques. Beaucoup de gens sont encore attachés à l’envoi de courrier traditionnel. Les clients continuent à demander à recevoir une facture papier. Les employés préfèrent imprimer une copie pour gérer les dossiers clients. Parfois, vous n’avez tout simplement pas les adresses courriels de vos clients. Les habitudes ne se changent pas si facilement et la révolution numérique demeure souvent un concept difficile à appliquer.

2 La saisie toujours manuelle de données clefs

Les données utilisées dans le cadre de vos processus de comptes recevables proviennent bien souvent de plusieurs systèmes (ERP, ECM, CRM, etc…), implantés à différentes périodes et utilisant des langages et standards variés, souvent incompatibles. Certaines étapes de liaison sont faites manuellement, faute de pouvoir connecter et de faire communiquer ces systèmes entre eux automatiquement. Les employés doivent rentrer manuellement chaque jour de nouvelles données, ce qui engendre des erreurs. Saviez-vous que 49 % des entreprises ne se font pas payer dans les délais prescrits car il manque le numéro de commande initiale sur la facture envoyée (selon The Institute of Financial Operations)?

3 Le manque de souplesse dans la création des documents transactionnels

InfoTrends estime que pour la majorité des organisations, il faut jusqu’a 7 mois pour changer un gabarit ! La rigidité de nombreux systèmes de gestion complique et ralentit les processus de mise à jour des documents. Par conséquent les changements et les envois sont fréquemment gérés manuellement, avec tous les risques d’erreurs et de non-conformité que l’on peut imaginer.

4 Des systèmes d’entreprises qui ne sont pas liés

Selon Aberdeen, 43 % des organisations déclarent que les données manquantes dans les différents dossiers, demeurent leur problématique majeure. Les données proviennent de plusieurs systèmes qui ne communiquent pas ensemble. Lorsque le service client veut répondre à une demande, il perd un temps précieux à colliger des informations réparties à travers plusieurs systèmes, sur différents formats, souvent sur papier.

5 Un coût important pour changer la situation

Développer un système plus adapté à la situation ou modifier ceux qui sont existants est une tâche de longue haleine. Cela entraîne des coûts qui risquent d’être démesurés en plus d’impliquer de nombreux départements dans votre organisation. De plus, cela peut prendre plusieurs années à se concrétiser. Bref, de nombreux défis à relever!

Saviez-vous qu’il existe des manières plus simples pour transformez vos processus de comptes clients en profondeur et à votre rythme?

Contactez-nous afin de voir comment vous pourriez améliorer vos processus de comptes clients, grâce à des actions simples et faciles à mettre en place.

0