5 Gründe gegen verbedrucktes Papier

Ursprünglich ging es bei PlanetPress darum, Daten aus Hostsystemen zu verwenden und mit diesem Inhalt das Layout von Dokumenten zu steuern: enthalten die Daten die Info „Rechnung”, dann füge sie mit einer Rechnungsvorlage zusammen; enthalten sie die Info „Gutschrift”, dann verwende eine Gutschriftenvorlage. Als PlanetPress V 7 erschien, gab es darin eine neue Funktion namens „Dokumenteneingabe“, die uns dasselbe für bereits formatierte Dokumente, die über einen Windows-Druck erstellt wurden, ermöglichte. In beiden Fällen benötigten wir den Inahlt, der uns sagte, welches Format, Layout oder Logo verwendet werden sollte. Ich erinnere mich an einen Kundenbesuch, bei dem ich eben dies erklärte, nur um mir sagen zu lassen, dass man keine solchen „Trigger“ auf den Seiten habe. An diesem Punkt dachte ich, ich hätte den Kunden bereits verloren.

Schließlich erklärte man mir, dass aus MS Word heraus auf einem bestimmten Drucker gedruckt wurde und das korrekte Briefpaper über die Papierschachtauswahl gesteuert würde. Das Problem hierbei: Es wurden oft Fehler gemacht – falscher Drucker, falscher Schacht. Man suchte nach einer Lösung, mit der es möglich wäre, diese Adhoc-Druckaufträge auf einen zentralen Farbdrucker zu senden. Gleichzeitig sollte die Lösung aufgrund der Schachtinformationen erkennen, welches Briefpapier benötigt würde.

Zuerst dachte ich, das sei nicht möglich.- Zuhause sah ich mir unsere Dokumenteneingabe-Funktion noch einmal genauer an und entdeckte, dass sie auch die Schachtinformationen an PlanetPress weitergibt. Das bedeutete, dass wir über die Schachteinstellungen steuern könnten, welche Vorlagen verwendet werden sollen und die Idee für Virtual Stationery war geboren!

Seitdem habe ich viel über die Unannehmlichkeiten von vorbedrucktem Papier gelernt.

Problempunkte

1. Lagerverwaltung

Allein die Anschaffungskosten von vorbedrucktem Papier (nach der Gestaltungsphase)! Als kleines Unternehmen kauft man nicht viel auf einmal, bezahlt also einen höheren Stückpreis; als großes Unternehmen zahlt man wahrscheinlich wesentlich weniger, kauft aber umso mehr auf einmal.

Kleine Unternehmen lagern ihre teureren Papiervorräte vielleicht in einem einzigen Regal; große Firmen erhalten Lastwagen voll Papier, das gelagert, verteilt und verwaltet werden muss.

2. Papierschächte befüllen

Im täglichen Gebrauch gibt es, wenn man Glück hat, nur einen Briefkopf in einem bestimmten Druckerschacht. Man druckt von seinem PC aus und das Dokument sieht genauso aus, wie es aussehen soll. Aber was passiert, wenn man druckt und der Papierschacht ist leer? Das hängt vom jeweiligen Drucker und seinen Einstellungen ab, es könnte allerdings passieren, dass Ihr Dokument auf weißes Papier gedruckt wird, weil der Drucker automatisch einen anderen Schacht auswählt. Oder das Gerät wartet darauf, dass Sie Papier nachfüllen (so werden Kollegen aufgehalten, die den Drucker ebenfalls verwenden) – und dann stellen Sie fest, dass der Briefpapiervorrat aufgebraucht ist! Sie brechen den Druckauftrag ab (wenn das geht), lassen erst mal die anderen drucken (falls Sie deren Aufträge nicht auch abgebrochen haben) und drucken später, falls Sie doch noch etwas von dem Briefpapier finden.

Vielleicht nutzen Sie auch den manuellen Papiereinzug, wenn Sie auf Briefpapier drucken. Und vielleicht ist es Ihnen dann schon passiert, dass Sie zum Drucker gingen, um das Papier in den manuellen Papiereinzug zu legen, nur um am Ende festzustellen, dass Ihr Dokument doch auf weißes Papier gedruckt wurde. Das liegt dann garantiert daran, dass, während Sie vom Drucker zurück an Ihren Platz gingen, um den Druckauftrag auszuführen, jemand anderes ebenfalls auf diesem Drucker druckte und das Gerät als erstes das Papier aus dem manuellen Papiereinzug verwendet. Ihr Kollege hat sein Dokument also auf das Briefpapier gedruckt und so sind gleich zwei Druckaufträge schiefgegangen.

3. Vorbedrucktes Papier macht nicht alles leichter

Verlangt Ihr Druckauftrag nach Briefpapier, zweckgebunden Vordrucken und dann auch noch eine Mischung aus einseitigem und/oder beidseitigem Druck, grenzt es an ein Wunder, sollte je eines Ihrer Dokumente auf Anhieb korrekt ausgegeben werden. In solchen Fällen benötigen Sie zwei Schächte für das Briefpapier – möglicherweise also einen teureren Drucker; Sie benötigen zwei Sorten Papier –das bedeutet höhere Lagerkosten; Sie müssen für jede Seite den richtigen Schacht auswählen und wenn Sie dann auch noch zwischen ein- und beidseitigem Druck wählen wollen, verdoppelt sich der ganze Aufwand.

4. Die IT muss helfen

Kommen wir zu Druckerkompatibilität und IT-Support. Wenn Sie verschiedene Drucker haben, müssen Sie je nach Druckauftrag den Druckertreiber ändern. Wenn Sie das tun, ändern sich automatisch die Schachteinstellungen – aber nicht unbedingt so, wie Sie es erwarten. Wenn Sie das nicht überprüfen, ist es unwahrscheinlich, dass Ihr Dokument beim ersten Versuch korrekt verarbeitet wird. Das ist mit einer der Hauptgründe für eine typgleiche Druckerflotte: Die Kosten für die Verwendung vorgedruckter Formulare in einer Flotte mit untereinander nicht kompatiblen Druckern sind nicht zu unterschätzen.

5. Roll-out ≠ Implementierungszeitpunkt

Was geschieht, wenn Änderungen nötig werden? Wenn Sie schon einmal Änderungen an Ihrem vorbedruckten Briefpapier vornehmen mussten, haben Sie sich bestimmt über einige Dinge Gedanken gemacht. Neugestaltung, Anschaffung neuen Materials, Verteilung und Verwaltung, Entsorgung des alten Vorrats etc. Und während Sie mit der Planung und Implementierung des perfekten Roll-Outs beschäftigt sind, verwenden Ihre Kollegen und Mitarbeiter weiter den alten Kram.

Vorbedrucktes Papier als Lösung

Wann also ist vorbedrucktes Papier überhaupt eine gute Idee? Es gibt nur drei Fälle, in denen ich mir vorstellen kann, dass es sinnvoll wäre, auf vorbedrucktes Papier zurückzugreifen:

  • Sie wollen randlos drucken – die meisten Laserdrucker können das nicht.
  • Ihre Farbvorgaben sind sehr streng – nicht alle Laserdrucker können alle Farben optimal produzieren.
  • Ihre Ausdrucke benötigen tatsächlich unterschiedliche Papierqualitäten und Sie können kein Standardpapier mit einer hohen Grundqualität benutzen.

Lassen Sie sich nicht stressen

In vielen Fällen ist es wirklich einfacher, Ihr Dokument mit der jeweiligen Briefpapiervorlage auf weißes Normalpapier zu drucken, denn Sie können so jeden Schacht verwenden und müssen sich keine Gedanken über einseitigen / beidseitigen Druck machen. Natürlich bedarf es hierfür eines Farbdruckers; wenn Sie dies jedoch gegen all die Kosten, den Abfall und die Frustration bei der Verwendung von vorbedrucktem Papier abwägen und da die Kosten für Farbdurcke sowieso stetig sinken, sehe ich keinen Grund dafür, nicht sofort die Verwendung von vorbedrucktem Papier einzustellen.

Wenn die drei Punkte unter „Vorbedrucktes Papier als Lösung” nicht auf Sie zutreffen, trennen Sie sich davon. Objectif Lune bietet Ihnen stattdessen eine großartige Lösung. Testen Sie jetzt Virtual Stationery.

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