Document management

4 raisons d’abandonner la numérisation et la saisie manuelle des bons de commande

Les bons de commande sont essentiels dans toutes les entreprises, car ils constituent la première étape du cycle de la commande au paiement. Pourtant, ils sont encore bien souvent négligés. Vous pensez peut-être que c’est difficile d’optimiser cette partie du processus d’achat, car vous êtes tributaires de vos clients et que ceux-ci continuent largement à employer des moyens classiques pour envoyer leurs bons de commande ?

Cependant, ce qui ralentit bien souvent le processus de commande n’est pas la manière d’envoyer le bon de commande, mais plutôt, le traitement manuel de celui-ci. Ainsi, une majorité des bons de commande de la chaîne d’approvisionnement du commerce de détail sont envoyés par voie électronique, mais doivent être quand même traités manuellement, car les compagnies ne savent pas comment traiter les bons, d’une autre manière que manuellement. Il est simple de demander à vos clients d’envoyer leurs bons par PDF, mais par la suite, il faut de votre côté, réduire également le traitement manuel des documents papier.

Pourquoi ? Voici 4 raisons d’abandonner la numérisation et la saisie manuelle des bons de commande.

Augmenter l’exactitude des données

Traiter les bons de commande suppose la numérisation de montagnes de papier tous les mois. Tous les bons de commande numérisés doivent être saisis dans le système, soit par reconnaissance optique de caractères ou par saisie manuelle. Ce processus donne lieu à des données erronées dans les systèmes. En choisissant une solution qui extrait automatiquement les données des commandes en PDF, vous court-circuitez les erreurs à la source.

Réduire les coûts et gagner du temps

Il n’y a plus à prouver que produire du papier coûte cher. Par ailleurs, le temps que peuvent passer vos employés à scanner les bons de commande et entrer les informations manuellement est loin d’être à négliger. En réduisant le traitement manuel, vous accélérez le processus et vos employés peuvent se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. Le retour sur investissement sera plus évident.

Motiver vos employés

Or, comme vos employés peuvent se consacrer à d’autres activités plus pertinentes, il y a de fortes chances que ceux-ci soient plus motivés dans le cadre de leur travail. Personne n’est vraiment passionné par la numérisation de documents papier à longueur de journée et encore moins par l’entrée manuelle de données.

 

Améliorer l’expérience client

Finalement, le traitement des bons de commande constitue une étape critique de l’établissement de relations avec vos clients. C’est le moment idéal pour faire bonne impression. Les processus manuels accroissent les délais et engendrent la frustration des clients.

Vous aimeriez améliorer votre processus de bons de commande ? Faites-nous savoir comment nous pourrions vous aider. Nous sommes conscients que chaque organisation fonctionne différemment. Nous serions heureux de mieux connaître votre réalité et vous proposer une solution adaptée! Prenez rendez-vous pour une consultation gratuite.

 

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